Produktivitas di dunia bisnis menjadi poin penting agar bisa berkompetitif dan mencari keuntungan untuk perusahaan. Peningkatan produktivitas bisa dilalui dengan menerapkan manajemen produktivitas sebagai cara meningkatkan kualitas dan kuantitas dalam menghasilkan barang atau jasa.
Demi mencapai perusahaan yang sejahtera maka penting untuk memahami manajemen produktivitas. Dimulai dengan mengenal manajemen produktivitas dan strategi yang tercakup didalamnya.
Pengertian Produktivitas
Produktivitas merupakan kemampuan untuk menghasilkan barang dan jasa secara efisien, ditujukan saat menggunakan seluruh sumber daya perusahaan (input) untuk menghasilkan barang atau jasa yang ingin dicapai (output). Konsep dasar produktivitas melengkapi hal tersebut dengan adanya tenaga kerja, modal, bahan baku, teknologi sebagai input dan output berupa barang dan jasa.
Output yang dikerjakan menjadi input melalui produktivitas menjadi faktor kunci dalam bisnis. Bisnis yang menggunakan produktivitas akan lebih efisien dalam melaksanakan aktivitasnya sehingga mendapatkan lebih banyak keuntungan.
Baca juga : Alat Produktivitas yang Dapat Menunjang Performa Bisnis Kamu
Manajemen Produktivitas
Produktivitas dan manajemen memiliki hubungan erat yang saling berkaitan satu sama lain. Manajemen produktivitas adalah proses produksi yang menghasilkan hasil dengan menggunakan satu atau lebih faktor produksi. Terpenting, produktivitas di dalam manajemen produktivitas pada umumnya dihitung sebagai indeks dan rasio antara output dengan input.
Manajemen produktivitas juga memiliki peran dalam meningkatkan efisiensi operasional, dengan memberdayakan sumberdaya seminimal mungkin untuk mendapatkan hasil lebih maksimal.
Faktor-faktor yang Mempengaruhi Produktivitas
Produktivitas dalam praktiknya memiliki faktor internal dan eksternal yang mempengaruhinya, adapun faktor internal di antaranya:
Faktor internal
- Motivasi
Motivasi merupakan bentuk menghargai atas jasa dari karyawan. Melalui motivasi, karyawan akan merasa kehadirannya penting dan memiliki semangat dalam mencapai tujuan dari visi misi perusahaan. Beriringan dengan hal tersebut iklim kerja juga terlahir secara sehat melalui pengetahuan karyawan mengenai fungsi, peranan, dan tanggung jawab di lingkungan kerja.
Contoh: Karyawan yang bekerja di Rans Entertainment, milik Raffi Ahmad dan Nagita Slavina diberikan motivasi yang memanusiakan manusia, dengan bekerja secara santai dan rasa bahagia dalam menjalaninya. Namun, pekerjaan tetap dilakukan secara profesional sesuai tupoksi masing-masing.
- Kedisiplinan
Mencapai kata maju mesti diiringi dengan kedisiplinan. Apa jadinya suatu perusahaan longgar akan disiplin, tentu akan menimbulkan berbagai rentetan permasalahan dan sulit bagi perusahaan untuk mencapai hasil yang maksimal.
Contoh: PT Kereta Api Indonesia (KAI) harus memiliki kedisiplinan yang tinggi. KAI berusaha menerapkan hal itu dengan menghadirkan Petugas Jalan Lintasan (PJL). PJL harus memiliki kedisiplinan tinggi dan bersikap siaga, karena keselamatan pengguna jalan yang memiliki rel kereta api di atasnya menjadi prioritas.
- Teladan Pemimpin
Pemimpin merupakan teladan sekaligus panutan pegawainya. Sebagai teladan, pemimpin harus memberikan contoh yang baik, agar bisa ditiru dimulai dengan karakter yang disiplin, jujur, mengarahkan, adil, mau menerima masukan, terpenting apa yang disampaikan sesuai dengan perbuatannya.
Contoh: Elon Musk memiliki karisma tersendiri dalam bekerja. Kepopuleran Elon Musk sebagai pelopor bisnis modern yang banyak mengubah masa depan menjadi panutan dalam bekerja.
- Pendidikan
Karyawan sebagai Sumber Daya Manusia (SDM) di dalam perusahaan menjadi penopang dalam kemajuan perusahaan. Untuk itu, latar belakang pendidikan dan pengetahuan karyawan menjadi hal yang harus diperhatikan perusahaan. Sebab, faktor pendidikan bisa menjadi salah satu cara dalam mengukur kecerdasan karyawan.
Contoh: Saat menyertakan persyaratan pelamar, perusahaan cenderung memberikan persyaratan jenjang pendidikan dan jurusan. Hal ini sebagai salah satu cara dalam mengukur kepandaian dari calon karyawan, seperti PT Perusahaan Listrik Negara (Persero) membutuhkan karyawan jurusan teknik elektro (arus kuat) dengan profesi pemeliharaan transmisi dan gardu induk pemeliharaan distribusi.
- Keterampilan
Pendidikan saja tidaklah cukup dalam mengukur kecerdasan karyawan, karena yang dibutuhkan perusahaan adalah keterampilan. Keterampilan menjadi hal terpenting untuk menghasilkan barang dan jasa yang diinginkan konsumen dari perusahaan.
Berdasarkan hal tersebut, setiap individu yang tergabung di dalam perusahaan dituntut untuk terampil dalam penguasaan ilmu pengetahuan dan teknologi yang semakin berkembang.
Contoh: Sebelum calon pelamar diterima, biasanya terdapat tes kerja terlebih dahulu untuk mengukur keterampilan pekerja.
- Kesehatan Pekerja
Karyawan yang sehat akan meningkatkan produktivitas kerja, sehingga dibutuhkan aturan jam kerja yang sehat.
Contoh: Setiap perusahaan memiliki aturan jam kerja yang berbeda-beda. Meski begitu, jam kerja harus diperhitungkan dan telah diatur oleh negara dan perusahaan menyesuaikan dengan hal tersebut. Seperti karyawan mini market yang sudah dibagi-bagi waktu bekerja sesuai shift dan dibayarkan sesuai jam kerja.
- Kesejahteraan Pekerja
Pekerja bekerja untuk memenuhi kehidupan sehari-hari, dalam artian perusahaan harus serius dan adil dalam menangani permasalah gaji pekerja. Gaji pekerja pun harus disesuaikan dengan pekerjaan yang ia lakukan, termasuk kerja lembur yang harus dibayarkan.
Contoh: Karyawan yang tidak dibayarkan gaji bisa melaporkan perusahaan ke Disnaker. Kesejahteraan pekerja lainnya bisa juga dilaporkan apabila tidak ditunaikan oleh perusahaan.
Faktor Eksternal
- Sikap Mental
Sikap mental seseorang yang tergabung di dalam perusahaan mesti diperhatikan. Mulai dari motivasi kerja, disiplin kerja, etika kerja untuk mencapai pengaruh positif kepada perusahaan saat bergabung.
- Manajemen
Ketepatan pimpinan dalam memanajemen karyawan sangat penting, sehingga diharapkan bisa menimbulkan semangat yang tinggi dan mendorong karyawan untuk lebih produktif.
- Jaminan Sosial
Jaminan sosial diberikan untuk meningkatkan semangat kerja, karena hal-hal yang dikhawatirkan bisa dihambat melalui jaminan sosial.
- Kesempatan Berprestasi
Selama bekerja karyawan cenderung mengharapkan kenaikan karier atau pengembangan potensi pribadi yang bermanfaat untuk individu dan juga perusahaan. Maka, dibukanya kesempatan untuk berprestasi atau kenaikkan karier akan mendorong karyawan lebih produktif dalam bekerja.
Strategi Meningkatkan Produktivitas
- Memberikan tugas sesuai minat dan bakat dari karyawan
- Menjalin komunikasi yang efektif secara dua arah
- Membuat suasana kerja yang aman dan nyaman
- Mengadakan pelatihan kerja saat
- Membuat karyawan lebih aktif dengan memberikan kesempatan dalam menyampaikan ide dan gagasan
- Mengadakan acara kantor yang menjalin silaturahmi
- Memberikan reward kepada karyawan yang lebih produktif
- Rutin mengadakan evaluasi untuk perbaikan dan pengembangan perusahaan
Studi kasus: Rans Entertainment kerap memberikan reward kepada karyawannya dan membuat acara kantor, seperti pengadaan lomba 17 Agustus setiap tahunnya. Hal tersebut menambah keakraban dan semangat kerja karyawan. Produktivitas juga menyelimuti Rans Entertainment, dengan semakin banyak bergeraknya diberbagai bidang bisnis mulai dari Rans Music, animation studio, e-sport, beauty, kuliner dan lainnya.
Baca juga : 10 Tips Produktivitas Terbaik untuk Memelihara Efisiensi Industri Halal
Teknologi dan Manajemen Produktivitas
Di era teknologi, teknologi bisa digunakan untuk meningkatkan produktivitas. Teknologi dapat memudahkan pekerjaan karyawan sehingga lebih mengefisien waktu dan karyawan bisa melanjutkan pekerjaan lainya. Sistem juga cenderung lebih tertata, dan pekerjaan mudah untuk dipantau melalui sistem.
Contoh: Ada banyak pilihan dalam mengimplementasikan teknologi dalam bisnis, salah satu hal yang bisa diterapkan dengan menggunakan software. Software sendiri terbagi menjadi software manajemen proyek, software Warehouse Management System (WMS). Setiap software memiliki fungsi masing-masing dan perusahaan dapat mencocokkan fungsi dengan hasil yang ingin dicapai.
Pengukuran Produktivitas
Pengukuran produktivitas dilakukan melalui pendekatan rasio output per input, yang terbagi menjadi tiga ukuran produktivitas di antaranya:
1. Produktivitas Parsial
Produktivitas parsial memiliki sebutan lain sebagai produktivitas faktor tunggal, dengan menunjukkan produktivitas faktor tertentu berguna untuk menghasilkan keluaran. Berikut Produktivitas parsial berupa:
- Produktivitas bahan baku : berdasarkan rasio output terhadap input bahan baku
- Produktivitas tenaga kerja : berdasarkan rasio output terhadap input tenaga kerja
- Produktivitas material : berdasarkan rasio output terhadap input material
- Produktivitas energi : berdasarkan rasio output terhadap input energi
- Produktivitas modal : rasio output terhadap input modal
Rumus Produktivitas Parsial:
Produktivitas bahan Baku = Keluaran
Input Bahan Baku
2. Produktivitas Multifaktor
Produktivitas multifaktor menunjukkan produktivitas output bersih terhadap banyaknya input modal dan tenaga kerja yang digunakan. Output bersih (net-output) merupakan output total dikurangi output dalam proses produksi. Jenis input yang digunakan dalam pengukuran tersebut hanya faktor tenaga kerja dalam modal saja.
Produktivitas Multifaktor = Keluaran
Beberapa Masukan
3. Produktivitas Total
Produktivitas total menunjukkan produktivitas dari semua faktor yang digunakan untuk menghasilkan output. Faktor ini merupakan bahan baku, tenaga kerja, energy, modal dan lainnya.
Produktivitas Total : Total Keluaran
Total Masukan
Total Produk
Tenaga kerja + bahan baku + energi + modal
Tidak hanya sebatas pengukuran produktivitas, untuk mencapai keefisienan aktivitas kerja dalam mencapai hasil yang diinginkan, perusahaan harus menerapkan monitoring dan evaluasi terus menerus. Hal tersebut dilakukan untuk menilai hasil akhir dan nantinya akan nampak atau gambaran apakah perlu perbaikan atau pengembangan.
Budaya Perusahaan yang Mendorong Produktivitas
Pekerjaan yang sehat terlahir dari lingkungan sehat. Budaya yang nyaman dan menyenangkan pun juga mempengaruhi karyawan dalam menjalankan aktivitasnya sehingga dapat mendorong produktivitas.
Berbeda ketika karyawan mengalami penekanan dan tidak merasa nyaman dengan keberadaannya sebagai pekerja di perusahaan. Jangan harap, produktivitas dengan jangka panjang bisa bertahan di perusahaan tersebut, oleh karena itu terdapat beberapa budaya perusahaan yang disarankan bisa diterapkan oleh perusahaan dalam mendorong produktivitas, di antaranya:
- Membangun persaingan yang sehat
- Jangan memotong waktu istirahat karyawan
- Mengadakan acara yang bisa meningkatkan hubungan sesama karyawan maupun atasan
- Jangan sungkan memberikan reward atau penghargaan kepada karyawan yang rajin dan berprestasi
- Fokus kepada produktivitas karyawan itu sendiri
- Suasana ruangan yang nyaman juga mempengaruhi produktivitas
- Tidak sungkan membantu karyawan yang sedang mengalami masalah
- Menghilangkan suasana dan lingkungan kerja yang toxic
- Terpenting dari semua budaya tersebut, ialah mempertahankan dengan konsisten dalam penerapannya agar produktivitas pada perusahaan bisa bertahan dan berkembang.
Peran Kepemimpinan Dalam Membangun Budaya
Para pemimpin perusahaan memiliki peran untuk memudahkan jalan budaya sehat di perusahaan berkembang, dukungan dan saling tukar ide mesti diterapkan. Konsisten dan sikap terbuka menjadi hal penting untuk dilakukan.
Baca juga : Mengenal Performance Management System: Pengertian, Fungsi, Komponen, dan Ciri-Cirinya
Tantangan dalam Menerapkan Manajemen Produktivitas
Penerapan manajemen produktivitas di sebuah perusahaan tidaklah semudah membalikkan telapak tangan, butuh pengetahuan, pembuktian dan konsisten dalam aktivitasnya. Tidak terkecuali dalam menerapkan manajemen produktivitas juga mengalami tantangan tersendiri di dalamnya, seperti:
- Komunikasi yang Buruk
Segala aktivitas di dalam perusahaan akan menjadi sulit jika terdapat permasalahan dengan komunikasi, baik kepada sesama karyawan maupun terhadap atasan.
Solusi: Karyawan harus bersikap terbuka dengan memahami peran masing-masing individu pekerja kantor. Hal ini berlaku juga saat karyawan tidak yakin dengan apa yang ia kerjakan, karyawan dianjurkan bertanya kepada rekan atau atasan. Adapun atasan juga harus pandai berkomunikasi kepada karyawan agar maksud dan tujuan proyek bisa terjalankan dengan baik.
- Penundaan
Menunda memang menjadi suatu hal yang kerap dinilai kurang baik dalam penyelesaian kerja. Akibat penundaan, tugas menjadi bertumpuk dan pengerjaan akan dilakukan secara tergesa-gesa sehingga hasil tidak optimal.
Solusi: Identifikasi akar penyebab penundaan agar bisa melanjutkan langkah atau strategi yang efektif. Misalnya, mengerjakan tugas yang dirasa lebih mudah dikerjakan terlebih waktu untuk mengefisienkan waktu.
- Multitugas
Pandai dalam banyak hal memang baik, tapi berbeda jadinya jika kondisi tersebut terjadi saat bekerja. Multitugas yang berfokus kepada banyak tugas bukanlah hal yang baik. Kenapa? Karena perhatian akan terpecah-pecah, akibatnya penyelesaian tugas akan jauh dari kata sempurna, akibat tidak dikerjakan baik.
Solusi: Utama tugas yang dirasa butuh penyelesaian yang cepat dan tepat. Buat daftar tugas agar tidak lupa, kerjakan satu persatu meskipun dirasa pandai mengerjakannya secara bersamaan namun sebaiknya multitugas dihindari dalam mencari hasil kerja yang baik.
Kesimpulan
Manajemen produktivitas menjadi satu kesatuan yang tidak bisa dipisahkan dari dunia bisnis. Karena dalam penerapan manajemen produktivitas memiliki peranan yang cukup penting, agar perusahaan menghasilkan jasa atau barang yang memuaskan pelanggan.
Melalui manajemen produktivitas, perusahaan juga bisa mencapai kesuksesan dalam bisnis yang kompetitif, tentu dengan pemahaman, praktik, monitoring, evaluasi dan pengerjaan yang dilakukan terus menerus demi tercapainya kesejahteraan perusahaan.
Kembangkan bisnis Anda ke level berikutnya dengan Pelatihan Business Process Management kami. Tingkatkan efisiensi operasional, optimalkan proses bisnis, dan capai keunggulan kompetitif sekarang!
