Perusahaan yang ingin terus berkembang dan eksis di pasaran harus mampu beradaptasi di setiap keadaan. Rencana detail yang berguna dalam jangka panjang juga diperlukan agar bisnis bisa bertahan. Menerapkan Business Process Management (BPM) adalah cara membantu perusahaan mewujudkan rencana tersebut.
Dengan menerapkan secara keseluruhan, BPM akan memberikan keuntungan yang nyata untuk suatu perusahaan. Artikel ini akan membahas seputar Business Process Management (BPM) dan bagaimana penerapannya untuk bisnis.
Mengenal Business Process Management
Business Process Management (BPM) adalah pendekatan manajemen yang digunakan perusahaan untuk mendeskripsikan, memodelkan, mengelola dan mengoptimalkan proses bisnis. Hal ini dilakukan dengan menggabungkan sejumlah metode seperti menganalisis proses, menerapkan cara kerja dalam berbagai model atau skenario, mengimplementasikan perubahan proses, dan memantau proses baru.
BPM bertujuan memastikan proses bisnis berjalan baik, sesuai dengan tujuan strategis organisasi, dan dapat disesuaikan dengan perubahan lingkungan bisnis. Manajemen proses bisnis ini mencakup peran organisasi, aturan, strategi, tujuan bisnis, serta elemen lain yang terus berubah. Dapat dipahami bahwa manajemen proses bisnis merupakan sebuah disiplin yang luas, dinamis dan melibatkan berbagai aspek perusahaan.
Baca juga : Mengenal Project Management Fundamental
Manfaat Business Process Management
BPM memiliki banyak manfaat yang signifikan bagi perusahaan. Beberapa manfaat utama dari penerapan BPM yaitu:
- Efisiensi Operasional Meningkat
BPM membantu organisasi mengidentifikasi dan menghilangkan pemborosan dalam proses bisnis. Dengan mengotomatisasi tugas-tugas rutin dan meningkatkan alur kerja, organisasi bisa meningkatkan produktivitas dan mengurangi biaya operasional.
- Peningkatan Kualitas Produk dan Layanan
Perusahaan bisa meningkatkan kualitas produk dan layanan pada pelanggan dengan cara merancang dan mengawasi proses bisnis secara cermat. Hal ini dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dan memperkuat citra merek.
- Responsivitas pada Perubahan
BPM membuat organisasi lebih fleksibel dalam menanggapi perubahan pasar, regulasi, atau kebutuhan pelanggan. Proses yang dioptimalkan dan mudah disesuaikan bisa membantu organisasi beradaptasi dengan cepat.
- Peningkatan Pengambilan Keputusan
Dengan pemantauan dan pelaporan kinerja proses secara terus-menerus, organisasi dapat membuat keputusan yang lebih baik dan lebih terinformasi. KPIs (indikator kinerja) dan data yang dihasilkan oleh BPM dapat digunakan untuk mengidentifikasi masalah dan peluang.
- Pengurangan Risiko
BPM membantu mengidentifikasi potensi risiko dalam proses bisnis dan memberikan kontrol yang lebih baik untuk menghindari atau mengurangi dampak risiko tersebut. Ini dapat mencakup risiko operasional, kepatuhan hukum, atau risiko keamanan.
- Penurunan Biaya
Dengan meningkatkan efisiensi dan mengurangi pemborosan, BPM dapat menghasilkan penghematan biaya secara signifikan. Ini termasuk pengurangan biaya operasional dan peningkatan penggunaan sumber daya.
- Meningkatkan Kolaborasi dan Komunikasi
BPM meningkatkan kolaborasi antar departemen dan anggota tim, karena proses bisnis yang terdefinisi dengan baik membantu memahami tanggung jawab dan alur kerja yang saling terkait.
- Meningkatkan Daya Saing
Dengan meningkatkan efisiensi dan kualitas, serta kemampuan untuk beradaptasi dengan cepat, organisasi yang menerapkan BPM dapat menjadi lebih kompetitif di pasar yang kompetitif.
- Fokus pada Nilai Pelanggan
BPM membantu organisasi untuk fokus pada hal yang benar-benar penting bagi pelanggan. Dengan menghapus aktivitas yang tidak memberikan nilai tambah, organisasi dapat lebih berorientasi pada kepuasan pelanggan.
- Peningkatan Pengukuran Kinerja
BPM memungkinkan organisasi untuk mengukur kinerja proses dengan lebih akurat dan objektif. Ini membantu dalam menetapkan tujuan yang realistis dan meningkatkan kinerja secara berkelanjutan.
Jenis-Jenis Business Process Management
Ada berbagai jenis BPM yang bisa digunakan oleh organisasi yang biasanya digunakan tergantung pada fokus dan tujuan. Berikut adalah beberapa jenis BPM yang umum:
- Operational BPM
BPM ini fokus pada pengelolaan dan perbaikan proses bisnis sehari-hari pada organisasi. Ruang lingkupnya mencakup pemantauan dan optimisasi proses berjalan, serta peningkatan efisiensi operasional. Tujuan utama dari operational BPM adalah untuk memastikan bahwa proses-proses inti organisasi berjalan dengan baik.
- Strategic BPM
BPM strategis berfokus pada pengintegrasian proses bisnis dengan tujuan dan strategi jangka panjang organisasi. Ini mencakup perancangan proses yang mendukung visi dan misi organisasi, serta mengidentifikasi bagaimana proses tersebut dapat berkontribusi pada pencapaian tujuan strategis.
- Analytical BPM
BPM ini berfokus pada analisis data dan kinerja proses bisnis untuk mendukung pengambilan keputusan. Prosesnya melibatkan pemantauan KPIs, pengumpulan data, dan analisis untuk mengidentifikasi tren, masalah, atau peluang dalam proses bisnis.
- Document-Centric BPM
BPM ini berkaitan dengan pengelolaan dan otomatisasi aliran kerja yang terkait dengan dokumen. Jenis ini sangat berguna untuk organisasi yang memiliki banyak proses melibatkan dokumen, seperti persetujuan dokumen, manajemen kontrak, atau pengiriman surat.
- Human-Centric BPM
BPM ini berfokus pada aliran kerja yang melibatkan interaksi manusia dalam proses bisnis. Jenis ini digunakan ketika banyak tugas yang tidak dapat diotomatisasi sepenuhnya dan memerlukan keputusan atau tindakan manusia.
- Integration-Centric BPM
BPM ini bertujuan mengintegrasikan sistem dan aplikasi yang berbeda dalam organisasi. Jenis ini membantu dalam mengatasi masalah kompatibilitas dan memastikan data dapat mengalir dengan lancar antar-sistem yang berbeda.
- Cloud BPM
BPM berbasis cloud memanfaatkan teknologi cloud untuk mengelola proses bisnis. Jenis ini memungkinkan akses lebih fleksibel ke alat-alat BPM dan data dari berbagai lokasi.
- Mobile BPM
BPM untuk pengembangan dan manajemen proses bisnis yang dapat diakses dan dikelola melalui perangkat mobile. Ini mendukung mobilitas dan kolaborasi yang lebih besar dalam organisasi.
- Social BPM
BPM ini menggabungkan fitur-fitur sosial dan kolaboratif ke dalam pengelolaan proses bisnis. Ini memfasilitasi kolaborasi tim dan berbagi informasi yang lebih baik.
- Continuous Improvement BPM
BPM ini berfokus untuk perbaikan berkelanjutan dalam proses bisnis. Ini melibatkan pemantauan dan analisis yang berkelanjutan serta perbaikan berdasarkan hasil pemantauan tersebut.
Baca juga : 5 Model Proses Bisnis Paling Populer dan Bagaimana Menggunakannya
Proses Business Process Management
Proses BPM membantu organisasi untuk memahami, mengelola, dan meningkatkan cara menjalankan bisnis. Berikut adalah langkah-langkah umum proses BPM:
- Identifikasi Proses
Langkah pertama dalam BPM adalah melakukan identifikasi proses bisnis pada organisasi. Ini melibatkan pemahaman mendalam tentang aktivitas, langkah-langkah, pemangku kepentingan, dan tujuan dari setiap proses.
- Pemodelan Proses
Setelah proses diidentifikasi, langkah selanjutnya adalah membuat model proses. Ini dapat berupa diagram alur kerja (workflow) yang menggambarkan urutan langkah-langkah dan hubungan antar mereka. Pemodelan berguna membantu memvisualisasikan proses dan memahami bagaimana alur kerja.
- Analisis Proses
Proses ini melibatkan pengukuran dan analisis kinerja proses saat ini. Pengukuran termasuk pengukuran waktu siklus, biaya, tingkat kegagalan, dan indikator kinerja lainnya (KPIs). Analisis digunakan untuk mengidentifikasi potensi pemborosan atau masalah dalam proses.
- Perancangan Proses
Berdasarkan hasil analisis, organisasi dapat merancang ulang proses bisnis untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas. Ruang lingkupnya bisa mencakup menghilangkan langkah-langkah yang tidak perlu, mengotomatisasi tugas-tugas, atau memperkenalkan perubahan dalam alur kerja.
- Implementasi Proses
Setelah proses dirancang ulang, langkah selanjutnya adalah mengimplementasikan perubahan tersebut. Caranya dengan melibatkan pelatihan karyawan, pengembangan perangkat lunak, atau perubahan dalam budaya organisasi.
- Monitoring Proses
Proses tidak berakhir setelah diimplementasikan. Organisasi perlu terus memantau kinerja proses secara terus-menerus. Pemantauan melibatkan penggunaan KPIs dan alat-alat lainnya untuk memahami sejauh mana proses berjalan sesuai rencana.
- Pengukuran Kinerja
Dengan menggunakan data yang dikumpulkan melalui pemantauan, organisasi dapat mengukur kinerja proses secara teratur. Hal ini membantu dalam menilai apakah perubahan yang diimplementasikan telah berhasil atau untuk mengetahui jika ada perbaikan yang diperlukan.
- Optimasi Proses
Jika pemantauan mengungkapkan masalah atau peluang adanya perbaikan, organisasi harus siap untuk mengoptimalkan proses. Ini adalah siklus berkelanjutan dalam BPM dimana proses terus-menerus diperbaiki dan disesuaikan sesuai kebutuhan.
- Pemantauan Kepatuhan dan Risiko
Selama seluruh proses BPM, organisasi juga harus memantau kepatuhan terhadap regulasi dan mengelola risiko yang mungkin muncul dalam proses bisnis.
- Pelaporan dan Komunikasi
Hasil dari pemantauan dan analisis kinerja proses harus disampaikan kepada pemangku kepentingan yang relevan dalam organisasi untuk memastikan transparansi dan kerja sama.
Baca juga : Kupas Tuntas Proses Bisnis Otomotif, Riset dan Pengembangan Hingga Purna Jual
Contoh Business Process Management
Kesimpulan
Itulah penjelasan seputar Business Process Management (BPM) dan bagaimana manfaatnya bagi kelangsungan bisnis perusahaan. BPM dapat membantu organisasi mencapai berbagai manfaat, termasuk peningkatan efisiensi operasional, peningkatan kepuasan pelanggan, penurunan biaya, pengurangan risiko, dan peningkatan daya saing di pasar.
BPM memungkinkan organisasi untuk secara terus-menerus memantau dan meningkatkan kinerja proses, mengurangi risiko, dan menghemat biaya operasional. Oleh karena itu, BPM adalah alat yang sangat penting bagi perusahaan agar mampu menghadapi tantangan kompetitif dan menjaga daya saing di pasar yang dinamis.
