Konsep Six Sigma Awareness #1

Konsep Six Sigma Awareness #1

Rate this post

Six Sigma merupakan sistem manajemen yang dapat menjadi solusi untuk memenuhi kebutuhan konsumen dan mencapai tujuan bisnis. Dengan Six Sigma kita dapat memahami persoalan paling penting dan kritis yang dihadapi oleh sebuah perusahaan.

Terdapat beberapa pemahaman sistem manajemen yang mendasari Six Sigma, antar lain

Konsep,StrategiMetodologi, dan Manfaat Six Sigma.

KONSEP SIX SIGMA

Konsep Six Sigma dapat dipahami melalui tiga aspek, yaitu :

Fokus utama Six Sigma sebagai sebuah sistem manajemen adalah pada tiga hal, yaitu fokus pada konsumen, manajemen proses serta fakta dan data. Dalam Six Sigma, kepuasan konsumen menjadi fokus utama. Manajeman memandang bisnis dan proses sebagai sebuah sistem yang saling mempengaruhi agar dapat memenuhi persyaratan konsumen dan mencapai target. Konsep setiap langkah dalam Six Sigma harus berbasis fakta dan data untuk meningkatkan objektivitas dalam pengambilan keputusan.

Konsep Six sigma digunakan untuk mengukur dan membandingkan kemampuan proses dengan persyaratan konsumen yang penting.

Six sigma adalah sebuah target yang mendekati sempurna, yakni 99,9997% memenuhi persyaratan konsumen atau hanya 3,4 kegagalan ( defect ) dalam satu juta kesempatan.

Baca juga : Training Six Sigma

STRATEGI SIX SIGMA

Strategi Six Sigma terdiri atas tiga unsur dasar, yaitu :

  •  Process Management
  •  Process Improvement
  •  Process Design and Redesign

Pada Process Management, Six Sigma memiliki tujuan yaitu,

  •  Mengembangkan infrastruktur dan pengetahuan proses.
  •  Merampingkan rantai antara konsumen, proses dan pelaku proses.
  •  Memastikan pengukuran dan pemantauan untuk respon yang cepat.

Pada Process Improvement, Six Sigma memiliki tujuan yaitu,

  •  Mengurangi area dengan kesalahan ( defect ) yang tinggi.
  •  Mengurangi biaya yang tidak perlu ( cost of poor quality ).
  •  Menjawab permasalahan yang muncul dari sisi bisnis, proses, konsumen dan pegawai.
  •  Fokus pada pemecahan masalah.

Pada Process Design and Redesign, Six Sigma memiliki tujuan yaitu,

  •  Mengambil manfaat dari kebutuhan baru konsumen.
  •  Process Improvement dipandang tidak menjawab permasalahan secara efektif.
  •  Memutus cara lama dengan mengurangi biaya, waktu, re-work dan rasa frustasi.

METODOLOGI SIX SIGMA

Metodologi Six Sigma terdiri atas lima rangkaian proses berurutan yang dinamakan proses “DMAIC”, yaitu Define, Measure, Analyze, Improve, dan Control.

Define

Tahap Define memiliki fungsi antara lain,

  •  Menggambarkan proses
  •  Mengidentifikasi masalah
  •  Menggambarkan peluang dan tujuan

Langkah pertama yang dilakukan dalam tahap Define adalah memilih proyek ( project selection ) dan membuat project charter.

Project charter adalah piagam yang berisikan konteks permasalahan dan rencana project improvement..

Berikut ini kegunaan project charter :

  •  Mendefinisikan fokus proyek.
  •  Menjelaskan hasil yang dicari.
  •  Memastikan nilai terhadap bisnis.
  •  Menentukan batas-batas dan sumber daya tim.
  •  Mengkomunikasikan target dan rencana.

Sebuah project charter terdiri atas komponen penyusun, yaitu

a. Project title adalah judul dari project improvement yang menggambarkan masalah dan tujuan secara umum.

b. Business case adalah alasan dipilihnya suatu proyek perbaikan yang terdiri atas poin-poin :

  •  Pernyataan yang luas mengenai area atau peluang yang dihadapi.
  •  Dampak positif potensi perbaikan.
  •  Dampak atau risiko jika tidak dilakukan perbaikan.
  •  Hubungan dengan strategi dan konsumen.
  •  Dimiliki oleh Project Champion/Sponsor.

c. Players adalah pihak-pihak yang terlibat dalam proses Six Sigma, yang terdiri atas :

  • Project Champion/Sponsor.
  • Project Leader
  • Team Member
  • Pelatih/staf konsultan ( Black Belt/Master Black Belt )

d. Problem Statements adalah deskripsi yang tepat dan terfokus pada “ apa yang menjadi masalah “. Berikut ini adalah struktur dari problem statements :

  • Apa yang menjadi masalah ?
  • Di mana kita mengamati masalah ?
  • Kapan kita mengamati masalah ?
  • Seberapa besar masalah yang terjadi ?
  • Apa dampak dari masalah ?

Di dalam problem statements seharusnya tidak menggambarkan sebab, tidak menempelkan tanggung jawab / menyalahkan orang lain, dan tidak mengandung solusi yang sudah dirancang.

e. Goal Statements adalah menemukan target perbaikan, yaitu :

  • Deskripsi tentang apa yang dicapai.
  • Target yang dapat diukur untuk hasil-hasil yang diinginkan.
  • Tenggat waktu proyek dan atau time frame untuk hasil.

f. Scope adalah ruang lingkup area permasalahan di mana solusi-solusi dapat diimplementasikan.

g. Stakeholders adalah pihak-pihak yang terkait dalam proyek perbaikan Six Sigma yang terdiri atas :

  • Supplier
  • Process Owner
  • Konsumen

h. Constraints/Assumptions adalah batasan-batasan dan asumsi yang relevan terhadap usaha tim yang menyangkut sumber daya, waktu dan ruang.

i. Approval adalah persetujuan ( tanda tangan ) dari project champion/sponsor.

j. Preliminary plan adalah rencana waktu penyelesaian dari setiap tahap dalam proyek Six Sigma.
Tim Six Sigma adalah pihak-pihak yang yang terlbat dan bertanggung jawab dalam pelaksanaan improvement project di perusahaan.

1. Project Champion ( Project Sponsor ) memilki tugas,

  • Sebagai “pemilik” proyek DMAIC pada tingkat bisnis (bukan operasional).
  • Mewakili Black Belt dan tim di Leadership Council.
  • Membantu menentukan dan mengarahkan program improvement, yaitu dengan
  1. Melakukan review secara periodik.
  2. Menyetujui perubahan lingkup/arah apabila diperlukan.
  3. Menyediakan sumber daya dan negosiasi masalah lintas unit.
  4. Bekerja sama dengan pemilik proses untuk memastikan serah terima proyek setelah selesai.

2. Coaches ( Master Black Belt ) memiliki tugas,

  • Seorang ahli dalam metode improvement.
  • Memberikan panduan harian kepada team leader.
  • Membantu dalam pengukuran dan analisis rinci.
  • Meng-coach black belts secara regular untuk memastikan selesainya proyek.

3. Leadership Council memiliki tugas,

  • Terdiri atas tim direksi dan pimpinan divisi.
  • Menciptakan visi dan mengarahkan implementasi.
  • Menetukan para pelaku proses :
  1. Pemimpin dan pelatih (coach) tim.
  2. Sumber daya untuk perencanaan, pelatihan, dan pengukuran.
  3.  Identifikasi dan pemilihan proyek.
  • Sebagai atau pendukung champion :
  1. Memilih dan memimpin tim, review hasil.
  2.  Identifikasi dan menghilangkan penghalang dalam tim.
  • Komunikasi dan memimpin perubahan organisasi :
  1.  Pertemuan tim/cross function (lintas fungsi) tim
  2. Membentuk tim cross-function (lintas fungsi)

4. Process Owner memiliki tugas,

  • Merupakan pemilik atau pelaku proses.
  • Menjelaskan alur pekerjaan : Divalidasi oleh orang-orang yang melakukan pekerjaan tersebut.
  •  Memastikan pengukuran yang efektif dan pengamatan aktivitas :
  1. Hasil (output) dan prediktor (input dan proses).
  2. Mengkoordinasi lintas fungsi dan mengelola hubungan dengan proses lain.
  3. Mengidentifikasikan masalah/peluang yang muncul.
  4. Menerima tanggung jawab “serah terima” untuk menjaga hasil perbaikan proyek.

5. Project Leader ( Black Belt / Green Belt ) memiliki tugas,

  • Merupakan pemimpin proyek.
  • Memandu perbaikan/desain sampai selesai.
  • Menjaga komunikasi dengan project sponsor : Menjaga keselarasan dengan kebutuhan bisnis dan prioritas.
  • Membuat dokumentasi dari kegiatan tim :
  1. Laporan kemajuan proyek.
  2. Storyboard.
  3. Memastikan serah terima kepada process owner.

6. Improvement Team ( Green Belt ) memiliki tugas,

  • Terdiri atas gabungan antara pelaku proses dan pemilik informasi/keahlian tertentu.
  • Menjalankan tugas harian selama proyek berjalan.
  • Ikut serta dalam tim :
  1. Menyumbangkan pengalaman dan pengetahuan.
  2. Mendengarkan anggota yang lain dan membiarkan mereka berpengaruh.
  3. Berkomitmen terhadap tujuan dan keberhasilan tim.
  4. Bekerja agar tim berfungsi dengan baik.

Baca juga : Pelatihan Six Sigma

Dalam tahap Define ini Voice of Customer dapat digunakan sebagai proses untuk memahami persyaratan dari konsumen terhadap kinerja perusahaan. Voice of Customer merupakan pernyataan yang menggambarkan persyaratan customer terhadap produk atau jasa.

Langkah-langkah identifikasi dan merespons VOC :

  • Perhatian dan sumber daya untuk melkukan “active listening”.
  • Menerjemahkan data kualitatif dan kuantitatif menjadi persyaratan yang dapat didiversifikasi.
  • Memberikan prioritas persyaratan terhadap output dan layanan.
  • Menciptakan usaha terus menerus untuk memantau kinerja dan mengantisipasi perubahan.

Data VOC dapat diperoleh dengan melakukan riset terhadap konsumen. Berikut ini beberapa metode riset VOC :

  • Langsung ( survei, group fokus, interview, dan observasi lapangan ).
  • Tidak langsung ( analisis kompetitor/pasar, studi pustaka, browsing internet )

Sumber: elqorni.wordpress.com

Spread the love
Oh no...This form doesn't exist. Head back to the manage forms page and select a different form.
Oh no...This form doesn't exist. Head back to the manage forms page and select a different form.
Oh no...This form doesn't exist. Head back to the manage forms page and select a different form.
Need Help?