Menjaga kualitas produk adalah hal yang mutlak untuk setiap perusahaan, salah satu caranya adalah Sertifikasi ISO 9001 tentang sistem manajemen mutu.

Apa itu ISO 9001?

ISO 9001:2015 adalah standar manajemen mutu yang dikeluarkan oleh International Organization for Standardization atau ISO. Sistem ini memuat sejumlah persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi sebuah perusahaan atau organisasi dalam membentuk suatu sistem manajemen mutu.

Standar ini menjadi pedoman suatu organisasi atau perusahaan untuk mengevaluasi apakah produk (barang/jasa) dan proses yang dilakukan oleh perusahaan dapat memenuhi keinginan atau persyaratan dari pelanggan secara konsisten.

ISO 9001:2015 merupakan salah satu kerangka standar manajemen mutu yang diakui internasional. ISO 9001 sendiri telah mengalami perkembangan dan revisi sejak 1980, 1987, 1994, 2000, 2008, dan 2015 untuk menyesuaikan kebutuhan manajemen kualitas pada masanya.

Penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2015 juga memastikan konsistensi mutu produk dan jasa yang dihasilkan sesuai dengan persyaratan perusahaan atau pelanggan, serta mencegah kegagalan mutu produk atau jasa sepanjang proses produksi. Di Indonesia, standar sistem manajemen mutu ISO 9001:2015 diadopsi menjadi sebuah standar sistem oleh Badan Standarisasi Nasional (BSN) menjadi SNI ISO 9001:2015.

Standar Manajemen Mutu ISO 9001:2015 tidak hanya bisa diterapkan pada dunia industri yang menghasilkan produk, namun juga dapat diterapkan pada bidang yang menghasilkan jasa seperti sekolah, universitas, rumah sakit dan bidang usaha jasa lainnya.

Pada dasarnya konsep dasar ISO 9001 bisa disederhanakan menjadi tiga hal. Pertama, perusahaan harus memiliki prosedur operasional standar dan sistem operasi yang jelas sehingga dijadikan sebagai panduan bekerja. Pada ISO 9001:2015 tidak mewajibkan semua proses dalam bentuk dokumen tingkat berupa prosedur, namun bisa langsung dalam bentuk instruksi kerja atau alur proses tertentu. Ketentuan ini berbeda dari versi ISO 9001:2008 yang mewajibkan level dokumen wajib (Pedoman Mutu, Prosedur, Instruksi kerja, Form Rekaman).

Kedua, karyawan yang bekerja harus kompeten untuk menghindari terjadinya ketidaksesuaian antara hasil keluaran atau proses yang terjadi dengan yang disyaratkan. Sementara yang ketiga, adanya infrastruktur yang baik dapat digunakan oleh perusahaan seperti gedung, peralatan, software. Namun hal yang lebih penting dari semua itu adalah komitmen dan tanggung jawab manajemen puncak untuk memastikan penerapan sistem manajemen mutu telah sesuai persyaratan.

Manfaat ISO 9001 bagi Perusahaan

ISO 9001 menjadi sistem yang mendukung perusahaan memperoleh sejumlah manfaat, terutama jaminan kualitas. Berikut manfaat yang didapatkan perusahaan, sehingga perlu memiliki sertifikasi ISO 9001, yaitu:

1. Perusahaan memiliki sistem jaminan kualitas dan mutu yang sesuai standar internasional.
2. Perusahaan memiliki sistem jaminan kualitas yang berdampak pada meningkatnya kepercayaan pelanggan maupun mitra.
3. Kualitas produk yang menjamin secara langsung pada kepuasan pelanggan.
4. Mengidentifikasi risiko dan peluang yang sesuai dengan konteks dan sasaran organisasi.
5. Mencegah terjadinya proses kegagalan dan kerugian akibat terjadinya ketidaksesuaian mutu produk dan jasa.
6. Memiliki sertifikasi ISO 9001 mewajibkan perusahaan memiliki sistem yang terdokumentasi dengan baik. Dokumen ini akan mempermudah perusahaan untuk melakukan audit secara internal.

Prinsip ISO 9001 Sistem Manajemen Mutu

ISO 9001 terwujud berlandaskan prinsip-prinsip sertifikasi Sistem Manajemen Mutu. Prinsip-prinsip tersebut digunakan oleh manajemen untuk meningkatkan kinerja di perusahaan. Prinsip-prinsip ini diterapkan berdasarkan pengalaman dan pengetahuan dari para ahli internasional.

Berikut ini prinsip-prinsip manajemen mutu yang menjadi dasar atau landasan penyusunan Sertifikasi ISO 9001 2015:

1. Fokus Pelanggan

Sistem ini memberikan kebutuhan-kebutuhan melebihi harapan konsumen, sehingga perusahaan mencapai kepuasan pelanggan.

2. Kepemimpinan

Setiap pimpinan di perusahaan memiliki tanggung jawab terhadap target yang diitentukan perusahaan. Untuk mencapai target, harus melakukan pemberdayaan dengan baik.

3. Keterlibatan Sumber Daya Manusia

Memberikan kepuasan pada customer akan lebih mudah tercapai jika didukung oleh seorang yang ahli. Semua tingkatan di perusahaan diberdayakan dan dilibatkan dengan sumber daya manusia yang tepat.

4. Pendekatan Proses

Sistem manajemen mutu pada dasarnya didasarkan proses murni yang ada di perusahaan dengan melibatkan semua pihak yang terkait.

5. Peningkatan Terus-Menerus

Perusahaan yang bertahan dalam persaingan dunia industri ialah perusahaan yang fokus melakukan improvement atau peningkatan terus menerus.

6. Pembuatan Keputusan Berdasarkan Fakta

Sistem ini mengharuskan perusahaan membuat keputusan berdasarkan data dan  fakta yang ada.

7. Hubungan dengan Pemangku Kepentingan

Mengelola hubungan yang baik antar pihak-pihak di perusahaan misalnya pemasok, karyawan, mitra bisnis, dan lainnya akan mempertahankan perusahaan dengan kesuksesannya dan mampu unggul dari pesaing.

Sertifikasi ISO 9001 Sistem Manajemen Mutu

Suatu perusahaan atau organisasi bisa dianggap sudah menerapkan Standar ISO 9001 secara resmi jika sudah melakukan akreditasi dan menerima sertifikat dari Lembaga Independen yang resmi.

Artinya, produk atau jasa yang dihasilkan dari perusahaan tersebut dianggap memenuhi persyaratan internasional karena memiliki sistem manajemen mutu.

Sehingga, perusahaan tersebut juga bisa menjual produk atau jasa ke negara manapun di dunia yang mengakui atau memberi syarat adanya standar ISO 9001 tersebut.

Lalu, siapa saja organisasi atau lembaga yang menerbitkan sertifikasi ISO 9001

Pada prinsipnya, sertifikasi ISO 9001 diterbitkan oleh lembaga internasional yaitu ISO (International Organization of Standardization). Organisasi standar internasional yang menjadi induk seluruh badan standar nasional anggota ISO dunia ini bermarkas di kota Jenewa, Swiss.

Namun setiap negara yang tergabung dengan ISO, masing-masing diberikan kewenangan oleh badan ISO untuk menangani masalah sertifikasi dan akreditasi ISO 9001 secara mandiri.

Jadi sertifikat tersebut dapat dikeluarkan oleh setiap negara melalui badan nasional untuk sertifikasi dan akreditasi. Sebagai contoh di negara Indonesia ada Komite Akreditasi Nasional (KAN) dan Badan Standardisasi Nasional (BSN).

Oleh karena itu, untuk mendapat pengakuan dari Lembaga Akreditasi untuk standar ISO 9001 tidak harus langsung dari Swiss. Namun bisa lewat perwakilan di setiap negara masing-masing, yang sudah ditunjuk oleh badan ISO dunia.

Selain itu,  suatu perusahaan juga bisa menjadi Badan Sertifikasi ISO. Kedudukannya berada di bawah Badan Akreditasi Nasional, dan kepadanya diberikan wewenang untuk menerbitkan sertifikat ISO 9001.

Caranya, perusahaan tersebut bisa membeli lisensi dari Badan Akreditasi Nasional untuk menerbitkan sertifikat standar ini. Hal ini dilakukan sesuai dengan ketentuan dari lembaga internasional ISO.

Setelah melalui proses pembelian lisensi secara resmi, maka perusahaan tersebut akan menjadi Badan Sertifikasi ISO. Contoh perusahaan yang ada di negara indonesia adalah PT Sucofindo.

PT Sucofindo sudah membeli lisensi dari KAN, sehingga kemudian sucofindo berhak untuk menerbitkan sertifikat ISO 9001. Nama Badan Sertifikasi ISO mereka adalah “Sucofindo International Certification Services”.

Perusahaan yang menggunakan badan sertifikasi dari sucofindo , pada logo sertifikatnya akan terdapat dua logo yaitu : sucofindo dan KAN. Hal ini karena sertifikat yang dikeluarkan oleh Sucofindo dibawah pengawasan KAN.

Itulah penjelasan tentang ISO 9001 Sistem Manajemen Mutu. Penjelasan tersebut diharapkan dapat memberikan gambaran secara umum terkait keputusan-keputusan dalam manajemen operasional. Bagi yang berminat untuk mempelajari lebih dalam terkait konsep dan implementasi manajemen operasional, dapat menghubungi kami.