Program Total Quality Management (TQM): Definisi, Unsur, Prinsip dan Manfaatnya

Program Total Quality Management (TQM) adalah pendekatan yang digunakan oleh organisasi atau perusahaan untuk mencapai kesuksesan jangka panjang melalui perbaikan berkelanjutan. Lebih lengkapnya Definisi TQM dapat disimpulkan sebagai berikut:

Definisi TQM

Mendefinisikan mutu/kualitas memerlukan pandangan yang komprehensif. Ada beberapa unsur bahwa sesuatu dikatakan berkualitas, yaitu :

1. Kualitas meliputi usaha atau melebihi harapan pelanggan.
2. Kualitas mencakup produk, jasa, manusia, proses, dan lingkungan.
3. Kualitas merupakan kondisi yang selalu berubah (apa yang dianggap berkualitas saat ini mungkin dianggap kurang berkualitas pada saat lain).
4. Kualitas merupakan suatu kondisi dinamis yang berhubungan dengan produk, jasa, manusia, proses, dan lingkungan yang memenuhi atau melebihi harapan.

Mutu terpadu atau disebut juga Total Quality Management (TQM) dapat didefinisikan dari tiga kata yang dimilikinya yaitu: Total (keseluruhan), Quality (kualitas, derajat/tingkat keunggulan barang atau jasa), Management (tindakan, seni, cara menghendel, pengendalian, pengarahan ). Dari kata ketiga yang dimilikinya, definisi TQM adalah: “sistem manajemen yang berorientasi pada kepuasan pelanggan ( customer kepuasan) dengan kegiatan yang diupayakan benar sekali ( right first time ), melalui perbaikan berkesinambungan ( continous Improvement ) dan memotivasi karyawan” (Kid Sadgrove, 1995 )[3]

Sama halnya dengan kualitas, Total Quality Management dapat diartikan sebagai berikut;

1. Perpaduan semua fungsi dari perusahaan ke dalam falsafah holistik yang dibangun berdasarkan konsep kualitas, waktu kerja, produktivitas, dan pengertian serta kepuasan pelanggan (Ishikawa, 1993, p.135).
2. Sistem manajemen yang mengangkat kualitas sebagai strategi usaha dan berorientasi pada kepuasan pelanggan dengan melibatkan seluruh anggota organisasi (Santosa, 1992, p.33).
3. Suatu pendekatan dalam menjalankan usaha yang mencoba memaksimalkan daya saing organisasi melalui perbaikan terus menerus atas produk, jasa, manusia, proses, dan lingkungannya.

Pengertian lain yang dikemukakan oleh Drs. MN Nasution, MSc, APU mengatakan bahwa Total Quality Management merupakan suatu pendekatan dalam menjalankan usaha yang mencoba untuk memaksimumkan daya saing organisasi melalui perbaikan terus-menerus atas produk, jasa, tenaga kerja, proses, dan lingkungannya.

Baca juga: Total Productive Maintenance: Pengertian, Manfaat, Jenis, Contoh, dan Penerapannya

Tidak-tidaknya utama TQM

• Fokus pada pelanggan.
• Obsesi terhadap kualitas.
• Pendekatan ilmiah.
• Komitmen jangka panjang.
• Kerja sama tim.
• Perbaikan sistem secara berkesinambungan.
• Pendidikan dan pelatihan.
• Kebebasan yang terkendali.
• Kesatuan tujuan.
• Adanya keterlibatan dan pemberdayaan karyawan.

Baca juga: Pengertian Total Quality Management (TQM)

Prinsip-prinsip TQM

Ada beberapa tokoh yang mengemukakan prinsip-prinsip TQM. Salah satunya adalah Bill Crash, 1995, mengatakan bahwa program TQM harus mempunyai empat prinsip bila ingin sukses dalam penerapannya. Keempat prinsip tersebut adalah sebagai berikut:

1. Program TQM harus didasarkan pada kesadaran akan kualitas dan berorientasi pada kualitas dalam semua kegiatannya sepanjang program, termasuk dalam setiap proses dan produk.
2. Program TQM harus mempunyai sifat kemanusiaan yang kuat dalam diterapkan karyawan, mengikutsertakannya, dan memberikan inspirasi.
3. Progran TQM harus didasarkan pada pendekatan desentralisasi yang memberikan otoritas di semua tingkat, terutama di lini depan, sehingga keterlibatan dan tujuan bersama menjadi kenyataan.
4. Program TQM harus diterapkan secara menyeluruh sehingga semua prinsip, kebijaksanaan, dan kebiasaan mencapai setiap sudut dan celah organisasi.

Lebih lanjut Bill Creech, 1996, menyatakan bahwa prinsip-prinsip dalam sistem TQM harus dibangun atas dasar 5 pilar sistem yaitu; Produk, Proses, Organisasi, Kepemimpinan, dan Komitmen.

Lima Pilar TQM :

1. Produk
2. Proses
3. Organisasi
4. Pemimpin
5. komitmen

Produk adalah titik pusat untuk tujuan dan pencapaian organisasi. Mutu dalam produk tidak mungkin ada tanpa mutu di dalam proses. Mutu di dalam proses tidak mungkin ada tanpa organisasi yang tepat. Organisasi yang tepat tidak ada artinya tanpa pemimpin yang mampu. Komitmen yang kuat dari bawah ke atas merupakan pilar pendukung bagi semua yang lain. Setiap pilar tergantung pada keempat pilar yang lain, dan kalau salah satu lemah dengan sendirinya yang lain juga lemah.

Pendapat lain dikemukakan oleh Hensler dan Brunnell (dalam Scheuing dan Christopher, 1993: 165-166) yang dikutip oleh Drs. MN Nasution, MSc, APU dalam bukkunya yang berjudul Manjemen Mutu Terpadu, mengatakan bahwa TQM merupakan suatu konsep yang berupaya, melaksanakan sistem manajemen kualitas kelas dunia. Untuk itu, diperlukan perubahan besar dalam budaya dan sistem nilai suatu organisasi. Ada empat prinsip utama dalam TQM, yaitu :

1. Kepuasan pelanggan.
2. Respek terhadap setiap orang.
3. Manajemen berdasarkan fakta.
4. Perbaikan berkesinambungan.

Baca juga: Pelatihan Manajemen Mutu Total

Manfaat Program TQM

TQM sangat bermanfaat baik bagi pelanggan, institusi, maupun bagi staf organisasi.

A. Manfaat TQM bagi pelanggan adalah:

1. Sedikit atau bahkan tidak memiliki masalah dengan produk atau pelayanan.
2. Kepedulian terhadap pelanggan lebih baik atau pelanggan lebih diperhatikan.
3. Kepuasan pelanggan terjamin.

B. Manfaat TQM bagi institusi adalah:

1. Terdapat perubahan kualitas produk dan pelayanan
2. Staf lebih termotivasi
3. Produktifitas meningkat
4. Biaya turun
5. Jumlah produk berkurang
6. Masalah dapat diselesaikan dengan cepat.

B. Manfaat TQM bagi staf Organisasi adalah:

1. Pemberdayaan
2. Lebih terlatih dan berkemampuan
3. Lebih dihargai dan diakui

C. Manfaat lain dari penerapan TQM yang mungkin dapat dirasakan oleh institusi di masa yang akan datang adalah:

1. Menjadikan institusi sebagai pemimpin (leader) dan bukan sekadar pengikut (follower)
2. Membantu terciptanya tim kerja
3. Menjadikan institusi yang lebih sensitif terhadap kebutuhan pelanggan
4. Menjadikan institusi siap dan lebih mudah beradaptasi terhadap perubahan
5. Hubungan antara staf departemen yang berbeda lebih mudah

Persyaratan Implementasi TQM

Agar implementasi program TQM berjalan sesuai dengan yang diharapkan diperlukan persyaratan sebagai berikut:

1. Komitmen yang tinggi (dukungan penuh) dari menejemen puncak.
2. Mengalokasikan waktu secara penuh untuk program TQM
3. Menyiapkan dana dan mempersiapkan sumber daya manusia yang berkualitas
4. Memilih koordinator (fasilitator) program TQM
5. Melakukan banchmarking pada perusahaan lain yang menerapkan TQM
6. Merumuskan nilai (nilai), visi (visi ) dan misi (misi)
7. Mempersiapkan mental untuk menghadapi berbagai bentuk hambatan
8. Merencanakan program pengobatan TQM.