Fungsi Planning dalam perusahaan (manufacture) dijalankan oleh bagian PPIC ( Production Planning and Inventory Control ). Disamping memiliki fungsi production planning, PPIC juga memiliki peranan dalam manajemen Inventory.
Inventory atau barang persediaan merupakan aset perusahaan yang berupa persediaan bahan baku/raw material, barang-barang sedang dalam proses produksi, dan barang-barang yang dimiliki untuk dijual. Karena inventory disimpan di gudang, maka manajemen inventory dan gudang sangat berkaitan. Pergudangan sendiri adalah kesatuan komponen didalam Suplay Chain product. Gudang berfungsi sebagai tempat penyimpanan barang ya, sampai digunakan dalam proses produksi. Fungsi penyimpanan ini sering disebut ruang persediaan, gudang bahan baku, dll. Perusahaan besar atau kecil, untuk pengadaan dan penyimpanan barang ini diperlukan biaya besar. Biaya penyimpanan ini setiap tahun umumnya mencapai sekitar 20 – 40% dari harga barang (Indrajit, R,E., Djokopranoto,R., Manajemen Persediaan, 2003, Gramedia, hal.3). Untuk itu diperlukan strategi atau manajemen inventory yang baik agar biaya persediaan optimum.
Dalam Struktur Organisasi ada beberapa variasi untuk mempertegas fungsi Planning dan Gudang (material ware house dan Final Product ware house), untuk kondisi seperti ini, PPIC bertanggung jawab pada Monitoring Persediaan ( Safety Stock, Mengeluarkan Bill of Material, akurasi data inventory, efektivitas sistem invormasi ).
Sedangkan aktivitas pergudangan, seperti; 1) Penerimaan, Penyimpanan, dan pengiriman raw material ke bagian processing, 2) Penerimaan, Penyimpanan, dan pengiriman final product ke Customer, 3) Mengoperasikan Sistem informasi, Umumnya dibawah kendali Head Ware House setingkat Supervisor atau Manager, disesuaikan dengan Lingkup tanggung jawabnya.
Fungsi pokok dari PPIC adalah: Menerima order dari bagian Penjualan ( Sales/marketing ) lalu memastikan order ini selesai dan dikirim ke customer pada waktu yang sudah disepakati. Intinya, tugas PPIC adalah terima pesanan dari konsumen dan membereskan order tersebut hingga pesanan dikirim ke konsumen. Simple banget bukan?
Baca Juga: Mengapa Kalibrasi Alat Ukur Sangat Penting Bagi Perusahaan?
Namun kenyataannya tidak se-simple definisi diatas. Karena fungsi PPIC berkaitan erat dengan 3 fungsi di berikut ini: a) Marketing, b) Purchasing, dan c) Produksi.
PPIC menjadi jantung utama pengatur alur proses produksi
Disamping itu Informasi mengenai status atau kondisi terkini raw material, Work In Process (WIP), Final Product, dan data stock opname juga menjadi concern penting. Selain itu, juga harus berkoordinasi dengan Bagian Finance terutama dalam pembuatan laporan keuangan perusahaan, termasuk dalam tanggung jawab PPIC.
Beberapa perusahaan memiliki pola dan gaya manajemen production planning yang tampak berbeda-beda secara teknis. Tapi secara umum fungsi mendasar PPIC ini tidak jauh berbeda, semua pasti memiliki kemiripan.
Situasi market/pasar yang dinamis juga menuntut produsen mampu menerapkan strategi operasi yang paling tepat dan dinamis pula. Salah satu contohnya, untuk menekan biaya penyimpanan, customer menuntut produsen menerapkan model produksi make to order (MTO), dengan variasi item product yang tinggi dan pemesanan dalam quantity kecil. Faktor ini akan sangat mempengaruhi model system planning di perusahaan tersebut.
Source : isigood.com
