Ada banyak teori tentang prinsip-prinsip dan dasar-dasar pengendalian internal. Dalam Municipal Court Financial Management Handbook (January 2004), disebutkan ada empat prinsip dasar pengendalian internal. Prinsip-prinsip tersebut adalah:
1. Pembagian tugas yang tepat;
2. Kualifikasi Personil;
3. Prosedur, pencatatan, dan pelaporan transaksi yang terekam/terdokumentasi;
4. Kinerja yang konsisten dengan tiga prinsip pertama.
Pembagian Tugas yang Tepat
Jika memungkinkan, tiga fungsi dasar berikut harus dilakukan oleh tiga orang berbeda atau lebih baik lagi dilakukan oleh tiga departemen yang berbeda. Ketiga fungsi tersebut adalah otorisasi (persetujuan) transaksi; pencatatan transaksi, dan penyimpanan aset (uang, barang, atau harta lainnya).
Sebagai contoh pada sebuah perusahaan distribusi, Warehouse Department menyimpan persediaan barang. Keluar-masuk barang di warehouse tersebut dicatat dan dikontrol oleh Departemen Inventory. Sedangkan otorisasi apakah barang boleh keluar atau masuk dilakukan oleh Departemen Penjualan dan Sales.
Dengan begitu, masing-masing pihak bisa saling mengoreksi jika terjadi kesalahan-kesalahan tanpa harus menunggu adanya audit atau koreksi yang terlalu lama dari tempo kejadian. Masing-masing pihak dapat berkoordinasi sewaktu-waktu, melakukan crosscheck data dan rekaman (record) yang dimiliki.Pembagian tugas dan kewenangan juga penting untuk mencegah adanya fraud, kecurangan-kecurangan untuk kepentingan pribadi. Fraud akan lebih sulit dilakukan, kecuali secara berjamaah alias kongkalikong.
Di banyak organisasi, seringkali prinsip ini terbentur dengan minimnya jumlah karyawan. Jika demikian halnya, cara lain harus digunakan untuk membantu memastikan pengendalian internal yang handal. Sebagai contoh, mengadakan rotasi tugas/area di antara personil; pengawasan langsung yang lebih ketat; cek silang pekerjaan antar personil; pelatihan untuk meningkatkan kualitas personel, dan frekuensi audit internal ditingkatkan.
Kualifikasi Personil
Sumberdaya manusia adalah penggerak yang paling utama dalam organisasi. Kualifikasi di bawah standar kebutuhan berpotensi merusak proses-proses yang telah terjalin antara berbagai bagian. Sejak awal rekrutmen, organisasi harus sudah mengetahui apa kualifikasi yang dibutuhkan, pengembangan keterampilan, dan karakteristik pribadi yang sesuai. Sangat penting mereka memverifikasi latar belakang pendidikan, pekerjaan sebelumnya, keterampilan, dan periksa dengan referensi atasan sebelumnya.
Semua personil harus tahu dengan jelas apa yang seharusnya mereka lakukan dan bagaimana melakukannya. Pemahaman terhadap standard dan prosedur kerja harus dipastikan sudah dikuasai personil. Jika terjadi perubahan-perubahan prosedur, semestinya organisasi memastikan kembali pemahaman yang dimiliki personil. Jika perlu, pelatihan tambahan dapat dilakukan. Penilaian terhadap kejujuran, integritas, dan produktivitas harus terus-menerus dilakukan.
Regenerasi dan pembelajaran antara personil senior dan junior juga bisa dilakukan untuk mengantisipasi personil yang resign. Dengan demikian organisasi dapat memastikan keberlangsungan organisasi di tangan personil-personil yang tepat.
Prosedur, pencatatan, dan pelaporan transaksi yang terekam/terdokumentasi
Untuk menghasilkan produk yang konsisten, organisasi perlu membuat sebuah prosedur operasional. Kriteria-kriteria setiap tahap proses harus ditetapkan. Kebijakan dan instruksi kerja juga harusdidokumentasikan serta jelas untuk setiap bagian. Dengan begitu, personil tidak perlu ragu untuk beraktivitas, mengurangi komunikasi dan koordinasi berulang-ulang yang tidak perlu.
Data-data dan informasi harus didokumentasikan, dipelihara, dan disimpan dalam waktu yang cukup (recorded). Rekaman data dapat digunakan sebagai sumber analisa pengambilan keputusan, verifikasi informasi, dan bukti transaksi. Dokumentasi data yang akurat dapat memberikan informasi yang akurat dalam proses pembelajaran dan perbaikan organisasi.
Konsistensi Kinerja Terhadap Tiga Prinsip Pertama
Sebuah sistem yang baik dari pembagian tugas , personil yang berkualitas , dan prosedur dan transaksi/ aktivitas yang terdokumentasi belum menjamin pengendalian internal yang baik tanpa adanya pemantauan. Secara berkala harus dilihat apakah sistem bekerja sebagaimana mestinya. Dengan kata lain, konsistensi kinerja hanya bisa diklaim baik setelah dilakukan pengawasan-pengawasan yang cukup.
Setiap tingkatan manajemen harus bertanggung jawab memantau kualitas kinerja personil. Hasil dan arah kinerja harus sesuai dengan arah tujuan organisasi. Di luar pemantauan reguler tersebut, audit internal atau audit eksternal perlu dilakukan secara berkala untuk memastikan bahwa sistem telah berjalan sebagaimana mestinya. (YT)
Sumber: checklist-magazine.com
