Dalam pengidentifikasian proses bisnis terdapat dua proses yang dapat dikembangkan, yaitu
1. Diagram SIPOC
SIPOC (Supplier, Input, Process, Output, Customer) adalah diagram sederhana yang memberikan gambaran umum (secara high level) untuk memahami elemen-elemen kunci sebuah proses bisnis.
- Supplier merupakan penyedia input untuk mendukung proses, mis. orang, sistem, ataupun perusahaan.
- Input merupakan material, manusia, metode dan mesin (4M) yang dibutuhkan untuk jalannya suatu proses.
- Process merupakan kumpulan aktivitas (baik yang bernilai tambah, maupun tidak bernilai tambah) untuk mengelola input menjadi output yang akan disampaikan kepada customer.
- Output merupakan produk atau jasa yang diinginkan oleh customer.
- Customer merupakan pihak yang menggunakan output dari proses.
Manfaat dalam mengidentifikasikan proses dengan menggunakan diagram SIPOC adalah,
- Menetukan batas/lingkup proses.
- Mengidentifikasikan output dan gap-nya dengan persyaratan customer.
- Mengidentifikasi stakeholder proyek.
- Menghindari detail proses berlebihan.
- Membantu perencanaan dan sasaran pengukuran.
2. Process Mapping
Process Mapping adalah sebuah flowchart yang menggambarkan alur perkerjaan (aktivitas, informasi, material) dalam sebuah proses.
Manfaat pengidentifikasian dengan menggunakan Process Mapping adalah,
- Memberikan “gambar” proses baik yang sederhana maupun yang kompleks, yaitu dengan :
- Membantu fokus pada bagaimana sebenarnya pekerjaan tersebut dilakukan ( As Is ).
- Membantu orang lain memahami proses anda.
- Menunjukkan hubungan antara supplier/customer, hulu dan hilir.
- Membantu apa yang diukur dan di mana pengukuran tersebut dilakukan
- Bagian penting dari penentuan sasaran rancangan.
- Kunci untuk merencanakan proses baru atau proses yang lebih baik.
Measure
Tahap Measure memiliki fungsi antara lain,
- Melakukan validasi masalah
- Mengumpulkan data
- Mengukur kinerja dasar
Tahap Measure merupakan tahap pengukuran, dalam memilih pengukuran yang tepat ada beberapa hal penting yang harus dipertimbangkan, yaitu
- Menetukan informasi apa yang benar-benar berguna :
- Memantau kinerja persyaratan pelanggan.
- Mengukur hasil bisnis/usaha.
- Menetukan indikator dan pemandu kinerja.
- Menetukan sumber daya yang diperlukan :
- Sistem versus pengumpulan data secara manual.
- Apakah data mudah diperolehdengan biaya yang sesuai ?
- Apakah ada pengukuran yang dapat dihentikan ?
- Ekspresi dan penggunaan pengukuran yang paling tepat :
- Variasi dan rata-rata.
- Dilaporkan dimana ? Siapa yang melakukan pengukuran ? Berapa sering pengukuran dilakukan ?
Dalam tahap Measure ini pengukuran dilakukan terhadap DATA. Ada dua tipe DATA yang dapat diukur, yaitu
1. Data Continuous adalah semua varibel yang diukur pada skala yang dapat dibagi tanpa batas. Contoh : waktu, nilai rupiah, ukuran, berat, suhu, dan kecepatan, dsb.
2. Data Discrete atau Attribute adalah sebuah hitungan, proporsi atau presentase dari sebuah karakteristik atau katagori. Contoh : jumlah pelanggan, jenis kelamin, daerah/lokasi, jenis cacat.
Langkah selanjutnya adalah membuat Definisi Operasional dari pengukuran tersebut. Definisi Operasional adalah deskripsi yang jelas, dapat dipahami, tidak ambigu, dan mengenai apa yang diukur (unit yang diukur), sehingga :
- Setiap orang dapat melakukan atau mengukur suatu objek secara konsisten dari waktu ke waktu (repeatability).
- Hasil pengukuran sama antar pengukur untuk objek yang sama (reproducibility).
Dalam Six Sigma, definisi operasional diperlukan untuk melakukan pengukuran dan menghitung Sigma Level. Langkah-langkahnya adalah :
- Unit adalah item output yang akan diukur.
- Defect (cacat) adalah setiap kegagalan memenuhi persyaratan customer (internal & eksternal).
- Defective adalah sebuah unit dengan satu atau lebih cacat.
- Opportunity (peluang cacat) adalah jumlah tipe cacat potensial pada sebuah unit output.
- Defect per Opportunity (DPO) adalah Defect /(Unit x Opportunity).
- Defect per Million Opportunity (DPMO) adalah jumlah cacat dalam sejuta kesempatan.
- Proportion Defective adalah Jumlah Defective/Jumlah Unit
- Yield adalah tingkat kualitas yang dinyatakan dalam persentase.
Dalam pengumpulan DATA, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain :
- Menentukan apa yang diukur dan definisi opersionalnya.
- Menentukan siapa yang melakukan pengumpulan data.
- Menetukan bagaimana data tersebut diambil, yaitu melalui sampling atau populasi, manual atau sistem.
- Menentukan periode data yang akan diambil.
- Menetukan bagaimana menguji validitas data.
Analyze
Tahap Analyze memiliki fungsi antara lain,
- “Mendengarkan” data
- Menggunakan data dan fakta untuk mencari akar masalah.
Langkah pertama dalam tahap Analyze adalah melakukan Identifikasi Akar Masalah, yaitu mengenali kemungkinan akar masalah dengan cara :
- Menemukan kemungkinan penjelasan tentang masalah.
- Menemukan kejadian di “hulu” sebagai akar masalah (X) yang mempengaruhi hasil (Y).
- Atau dapat berupa gabungan dari beberapa faktor atau rangkaian penyebab.
Identifikasi Akar Masalah itu sendiri dapat dilakukan melalui beberapa cara :
- Analisis proses.
- Analisis sebab dan akibat atau diagram Tulang Ikan (Fishbone/Ishikawa diagram).
- Analisis data.
Analisis Proses
Analisi Proses adalah aktivitas penyelidikan yang lebih dalam tentang bagaimana pekerjaan dilakukan untuk mengidentifikasi inkonsistensi, diskoneksi, redundansi, bottleneck atau bidang-bidang masalah yang mungkin menyebabkan atau memberikan kontribusi terhadap masalah.
Analisi proses dapat dibedakan menjadi dua jenis :
1. Pemetaan proses yang terperinci/detail
- Peta proses adalah urutan aktivitas dalam suatu proses secara terperinci/detail.
- Swinlane adalah peta proses yang mencantumkan pelaku dan urutan waktu untuk setiap langkah proses.
Metode tersebut bertujuan untuk mengetahui aktivitas yang perlu diperbaiki atau bahkan perlu dihilangkan agar proses dapat berjalan lebih efektif dan efisien.
2. Analisis aktivitas yang bernilai tambah dan tidak bernilai tambah (Value Analysis).
Value Analysis adalah analisis terhadap jenis aktivitas yang dianggap memiliki nilai tambah (Value Adding), bernilai dukung (Value Enabling), tidak bernilai tambah (Non-Value Adding) bagi customer.
3. Analisis Siklus Waktu (Cycle Time Analysis).
Cycle Time Analysis adalah pelengkap dari Value Analysis. Terdapat dua analisis waktu :
- Work Time (waktu kerja) Adalah waktu yang sesungguhnya digunakan untuk menyelesaikan suatu proses/aktivitas.
- Wait Time (waktu tunggu) Adalah waktu di mana suatu proses/aktivitas menunggu sesuatu untuk dikerjakan.
Analisis Sebab dan Akibat
Analisis sebab dan akibat disebut juga diagram tulang ikan (Fishbone/Ishikawa diagram/cause & effect diagram), yaitu grafik visual untuk melihat penyebab potensial dari permasalahan dan menggambarkan hubungan sebab dan akibat.
Analisis Data
Analisis data adalah aktivitas penyelidikan dengan menggunakan ukuran-ukuran dan data yang telah dikumpulkan untuk melihat pola-pola, atau kecenderungan, atau faktor-faktor lain mengenai masalah dan membuktikan penyebab-penyebab yang mungkin.
Analisis data tersebut menggunakan beberapa tools yang berbeda :
- Pareto chart
- Digunakan untuk data diskrit atau kontinu (jika dalam group).
- Membandingkan kategori factor (stratified data) untuk membantu memvalidasi permasalahan, memprioritaskan strategi, dan target penyebab.
- Prinsip 20/80 yaitu 20% masalah menyebabkan 80% dampak.
- Histogram
- Digunakan untuk data diskrit atau kontinu.
- Menunjukkan rentang dan distribusi variasi.
- Run chart
- Digunakan untuk data kontinu.
- Menunjukkan perubahan/variasi dan pola dari waktu ke waktu.
- Scatter Plot
- Digunakan untuk data berpasangan dan kontinu.
- Menunjukkan hubungan atau korelasi antara dua faktor atau variable.
- Control chart
- Digunakan untuk data kontinu dan atribut.
- Menunjukkan kendali proses atau derajat variasi dari waktu ke waktu.
Improve
Tahap Improve memiliki fungsi antara lain,
- Mengembangkan dan menguji ide solusi.
- Mengimplementasikan solusi.
- Merancang proses baru.
Pada tahap Improve ada beberapa langkah yang diterapkan, yaitu
- Pengumpulan ide-ide solusi
- Pemilihan ide solusi terbaik
- Pelaksanaan pilot
- Konfirmasi hasil project improvement.
Pengumpulan ide-ide solusi
Tahap Improve dimulai dengan mengumpulkan ide-ide solusi, antara lain dengan cara :
- Brainstorm, Membangkitkan ide-ide solusi dengan memperbesar kembali daftar (pemecahan masalah) yang mungkin.
- Synthesize, Membuat pernyataan solusi, yaitu sebuah proposal yang jelas mengenai bagaimana ide yang beragam disatukan menjadi satu tindakan perbaikan yang kohesif.
- Filter, Megubah ide-ide menjadi solusi yang dapay dikerjakan.
- Refine and Select, Melakukan pemilihan solusi yang terbaik yang akan diterapkan pada proyek.
Brainstorm
Terdiri dari beberapa teknik, antara lain :
- Anti-Solution, Melakukan brainstorming lawan dari apa yang akan dicapai agar dapat melihat suatu masalah dengan cara pandang lain.
- Analogy, Mengenali situasi yang mirip (analogi) untuk membangkitkan ide dengan cara mendekati masalah dari perspektif yang lebih kreatif.
- Chanelling, Mengenali saluran agar tim dapat melakukan pembangkitan ide, masing-masing fokus atau membangun tipe solusi potensial.
- Billboard, Melakukan brainstorming secara missal, baik dilakukan secara manual maupun elektronik untuk mengumpulkan ide dari banyak orang.
- Chain Letter, Membangkitkan ide dan meneruskannya ke anggota lain melalui memo atau e-mail untuk mendapatkan sejumlah solusi yang mungkin di luar rapat formal.
- Assumption Busting, Proses mempertanyakan suatu masalah untuk mengenali dan menghilangkan pemikiran awal yang menghambat solusi.
Synthesize
Teknik yang dipergunakan adalah
Solution Statements, yaitu mengemukakan proposal yang jelas untuk menunjukkan bagaimana ide yang beragam disatukan menjadi satu tindakan perbaikan yang kohesif.
- Filter
Terdiri dari teknik :
- Filter Matrix, Mempersempit dan menyaring ide agar tim berkonsentrasi pada pilihan solusi yang tepat.
- Criteria Matrix, Memilih solusi dengan menggunakan kriteria pemilihan, seperti dampak terhadap hasil, biaya, waktu, implementasi, dan risiko.
Refine and Select
Terdiri dari teknik :
- “Should be” Map, Membuat peta “yang seharusnya” dengan menambahkan ide atau solusi baru terhadap peta “apa adanya”.
- FMEA, Failure Modes & Effects Analysis, metode untuk menilai dan merencanakan tindakan terhadapa masalah yang dapat mempengaruhi keselamatan, kepuasan customer, dan keuntungan.
Agar seluruh improvement dapat berjalan dengan baik maka dibutuhkan proses “andal”. Langka-langkah untuk membuat proses yang andal :
- Menyederhanakan rancangan proses.
- Mengenali dan mempersiapkan kemungkinan perubahan.
Pemilihan ide solusi terbaik
Setelah membuat ide solusi untuk perbaikan langkah selanjutnya adalah memilih solusi yang terbaik. Pemilihan Ide Solusi Terbaik ini bertujuan untuk :
- Solusi terbaik memiliki beberapa kriteria dan pertimbangan untuk memaksimalkan keberhasilan, antar lain :
- Apakah akan memenuhi target ?
- Perolehan terukur di tingkat “lokal” atau “makro”.
- Apakah dapat dilakukan ?
- Apakah terdapat risiko atau ketidakpastian ?
- Apakah akan berkelanjutan ?
- Penting untuk memperoleh persetujuan.
- “Solusi” ini masih belum selesai, karena perubahan dan perbaikan masih akan berlanjut.
Pelaksanaan pilot
Pilot adalah percobaan penerapan sebagian atau seluruh solusi dalam skala kecil. Tujuannya untuk memastikan efektivitas dan menguji pengaruh solusi tersebut.
Berikut ini adalh beberapa manfaat dalam melakukan pilot :
- Validasi efektivitas solusi.
- Mengurangi biaya.
- Memberikan hasil lebih cepat.
- Dapat melakukan fine-tune.
- Mengurangi risiko kegagalan.
- Memperoleh persetujuan dan komitmen.
Konfirmasi hasil project improvement
Langkah ini merupakan langkah terakhir dari tahap improvement. Berikut ini adalah tujuan konfirmasi terhadap hasil proyek :
- Mengevaluasi perubahan kinerja terhadap “baseline”.
- Memastikan pengaruh di proses lintas unit/sistem.
- Mereview kesiapan untuk diterapkan secara lebih luas.
- Mereview apa yang dapat dipelajari dari proses perbaikan yang telah dilakukan (lesson learned) dan merencanakan “fine-tune”.
- Mengevaluasi risiko operasional sebagi dampak dari solusi yang diterapkan.
- Menghitung dampak keuangan.
- Memperbaiki pengukuran dan pemantauan untuk menuju ke tahap “control”.
Control
Tahap Control memiliki fungsi antar lain,
- Menyusun rencana pengukuran dan reaksi yang berkelanjutan.
- Membuat sistem dan melakukan monitoring untuk mempertahankan hasil.
Aktivitas dan teknik control bervariasi dari pengukuran dan peninjauan sederhana sampai ke control plan teknis yang sangat terperinci. Berikut ini empat elemen control yang dipergunakan :
- Pengukuran dan Monitoring
Menggunakan metode :
- Dashboards : Penunjuk indikator kinerja proses, seperti kecepatan (waktu proses), jumlah input yang digunakan, jumlah komplain yang diterima, tingkat efisiensi, dll.
- VOC Feedback : Voice of Customer terhadap proses dan output baru yang dinikmati.
- Process & Performance Audits : Review kinerja dan proses berdasarkan indikator kinerja dan VOC.
- Test & Inspection : Inspeksi terhadap proses untuk memastikan hasil sesuai dengan persyaratan customer dan kepentingan bisnis.
- Dokumentasi
Menggunakan metode :
- Process Map : Peta proses baru yang menggambarkan alur kegiatan hasil perbaikan.
- Gambar, Diagram, Video : Ilustrasi yang menjelaskan proses/kegiatan baru untuk memudahkan komunikasi.
- Buku Pedoman : Panduan/pedoman formal dalam mengelola proses.
- Portal : Informasi on-line yang dapat diakses oleh pegawai.
- Revisi dan Rencana Respons
Menggunakan metode :
- Process Control Plans : Memberi tahu pelaku bagaimana bereaksi terhadap masalah proses ketika terjadi dengan fokus deteksi dini dan pencegahan masalah proses sebelum terjadi.
- FMEA Assestment : Failure mode and effect analysis, suatu tool untuk memperkirakan dampak risiko kegagalan dari solusi/proses baru yang mencakup aspek detectability (tingkat kemudahan dideteksi), severity ( tingkat keparahan kegagalan), dan occurrence (frekuensi kejadian).
- Corrective Action : Tindakan untuk memperbaiki suatu kegagalan sebelum sampai ke customer.
- Mempertahankan & Meningkatkan Hasil
Menggunakan metode :
- Performance Management : Pengelolaan kinerja agar dapat bertahan lama.
- Training dan recertification : Meningkatkan pemahaman dan skill pelaku proses.
- DMAIC Improvement dan Design Projects : Perbaikan proses dan perancangan proses yang benar-benar baru.
- Reward dan Recognition : Pemberian reward terhadap orang-orang, unit yang terlibat dalam suatu proyek yang sukses, misalnya Six Sigma Award, training ke luar negeri, dll.
MANFAAT SIX SIGMA
Pelaksanaan Six Sigma yang berhasil akan memberikan beberapa manfaat bagi organisasi atau perusahaan, antara lain
1. Meningkatkan pemahaman terhadap konsumen.
- Memahami perilaku konsumen.
- Memicu kepuasan dan kesetian konsumen.
2. Meningkatkan hasil guna (efektivitas)
- Memenuhi persyaratan konsumen secara konsisten.
- Mengurangi waktu, variasi, dan kesalahan (zero defect).
- Meningkatkan produktivitas, laba dan pangsa pasar.
3. Memperbaiki efisiensi
- Mengurangi biaya karena kesalahan, re-work, inventory, dan waktu tunggu.
4. Transformasi Manajemen
- Membuat keputusan lebih baik dan kolaborasi lebih fokus.
- Memberikan manfaat kepada konsumen dan shareholder.
Sistem Manajemen yang diterapkan disetiap perusahaan berbeda-beda, adapun manajemen mutu terdiri dari beberapa sistem antara lain :
- Total Quality Manajemen ( TQM )
- Just In Time ( JIT )
- Seiri, Seiton, Seiso, Shitsuke, Seiketsu ( 5S)
- Six Sigma
Berikut ini merupakan salah satu contoh perbedaan antara Six Sigma dan Total Quality Manajemen.
Perbedaan |
Six Sigma |
TQM |
Metodologi |
DMAIC ( Define, Measure, Analyze, Improve, Control )
|
PDCA ( Plan, Do, Check, Act ) |
Pelatihan |
Pelatihan dan sertifikasi yang formal : o Yellow Belts o Black Belts o Green Belts o Master Black Belts
|
Disiplin pelatihan terstruktur dan formal. |
Area Perbaikan |
Perhatian pada Semua Proses Bisnis maupun produk termasuk layanan, logistik, dan pemasaran.
|
Fokus pada proses produksi dan kualitas produk. |
Sistem manajemen yang diterapkan setiap perusahaan bertujuan untuk peningkatan kualitas manajemen dan pencapaian tujuan perusahaan. Dalam hal ini PT. Bank Negara Indonesia (Persero) Tbk. menerapkan sistem manajemen SIX SIGMA. Sehingga dapat ditarik kesimpulan bahwa apapun sistem yang diterapkan akan memberikan akhir maksimal terhadap mutu dari manajemen perusahaan dan menciptakan kinerja yang berkualitas handal.
Sumber: elqorni.wordpress.com