Efektivitas selalu datang lebih dulu ketimbang efisiensi.

Baik efektivitas maupun efisiensi mengharuskan perusahaan –maupun pribadi- untuk terus menetapkan target, menganalisa kerja dengan seksama, mengatur prioritas, dan senantiasa berfokus pada apa-apa yang paling bisa berikan dampak atau nilai terbesar untuk setiap waktu yang dihabiskan.

Perusahaan yang gagal meraih target yang telah ditetapkan tidak bisa disebut sebagai efisien apalagi efektif. Pencapaian target di sini bisa dinyatakan sebagai sebuah indeks obyektif dari efektivitas perusahaan. Artinya begini; tidaklah cukup bagi sebuah perusahaan untuk mencapai tingkatan produksi tertentu, kualitas dan tingkat biaya dari produksi itu sendiri juga perlu dipertimbangkan. Apabila biaya produksi meningkat karena banyaknya ‘bahan bakar’ yang digunakan, dan kualitasnya buruk sehingga kerja tambahan diperlukan, maka pencapaian target tersebut belumlah menggambarkan efektivitas perusahaan. Dan itu juga tak bisa disebut sebagai efisien tentu saja.

Di dalam organisasi, efektivitas merupakan bahasan yang senantiasa hangat, yang diangkat berdasarkan issue seperti restrukturisasi sumberdaya yang tersedia, perubahan teknologi, pemodifikasian iklim dan budaya organisasi dan pengembangan strategi performa karyawan berbasis target. Sementara itu, bahasan efisiensi dalam perusahaan meliputi evaluasi atas segala sumberdaya yang dioperasikan; apa-apa yang jadi ‘bahan bakar’ efektivitas. Ini pada gilirannya akan meliputi pengorganisiran yang lebih baik atas aspek man, material, machine, methods dan money. Seluruh sumberdaya tersebut hanya tersedia dalam jumlah terbatas, sehingga adalah tugas para manajer untuk bisa mendayagunakan semua itu secara optimal dalam waktu yang sependek mungkin.

Sehingga efektivitas dalam organisasi benar-benar punya kaitan yang amat krusial dengan efisiensi. Untuk semuanya perusahaan perlu secara cermat dan terampil mempelajari kondisi lingkungannya. Maka program-program, kebijakan dan strategi pengembangan sangatlah tergantung pada kondisi ekonomi, teknologi, dan lingkungan sosial serta psikologis. Perusahaan juga perlu miliki pengetahuan yang mendalam tentang kekuatan pasar, fiskal dan kebijakan lain dari pemerintah, kondisi ekonomi nasional dan faktor-faktor lain yang punya pengaruh penting pada efektivitas perusahaan.

Manajemen Produktivitas korporat: bukan asal rampung banyak urusan.

Bicara tentang efektivitas perusahaan, rasanya kurang lengkap manakala kita tidak mencuplik dari salah satu buku manajemen terlaris sepanjang masa, ‘In Search of Excellence’, oleh Tom Peters dan Robert Waterman. Setelah mempelajari 42 perusahaan yang oleh kedua penulis itu disebut sebagai terkelola dengan baik, sangatlah efektif, atau “excellent”, yang meliputi perusahaan seperti IBM, Du Pont, Procter & Gamble, 3M, dan McDonald’s, mereka menemukan delapan karakteristik yang semua perusahaan itu miliki bersama:

1. Mereka memiliki orientasi tindakan dan perampungan-urusan yang kuat
2. Mereka dekat dengan pelanggan untuk bisa memahami kebutuhan mereka
3. Mereka berikan keleluasaan yang tinggi pada karyawan dan mengasah semangat entrepreneurship mereka
4. Mereka berupaya meningkatkan produktivitas melalui partisipasi karyawan
5. Para karyawan mengetahui apa yang jadi pijakan perusahaan, dan para manajer secara aktif terlibat dalam pemecahan masalah di seluruh tingkatan
6. Mereka terus lekat pada bisnis yang mereka telah tahu dan pahami
7. Mereka miliki struktur organisasi yang simple dan elegan, dengan jumlah orang-orang staff support activities yang minimal
8. Mereka meramu kendali yang ketat dan tersentralisir untuk melindungi nilai inti perusahaan dengan kendali yang renggang di area lain untuk mempertinggi tingkat inovasi dan pengambilan risiko.

Agar bisa mendapat hasil yang diinginkan, setiap perusahaan harus mengikuti kaidah ekonomi: mencapai target perusahaan dengan pengeluaran sumberdaya dan waktu seminimal mungkin. Kalau dalam konteks pribadi, kaidah ekonominya ya mengatur segala aktivitas agar Anda bisa meraih lebih banyak hal penting dengan sesedikit mungkin waktu dan energi.

Untuk bisa mencapai efektivitas perusahaan, maka seorang manajer perlu secara terus menerus menghadapi pertanyaan berikut ini:

1. Apa saja kah yang saya lakukan dan itu perlu lebih sering lagi untuk dilakukan?
2. Apa saja kah yang saya lakukan dan itu perlu dikurangi?
3. Apa saja kah yang saya belum lakukan dan itu perlu mulai untuk dilakukan untuk bisa meraih hasil yang diinginkan?
4. Apakah yang saat ini biasa saya lakukan yang itu benar-benar harus saya hentikan?

Kunci efektivitas untuk produktivitas maksimal, “Hal penting manakah yg benar2 perlu aku kerjakan?”

Keempat pertanyaan di atas tidak hanya akan membuat manajer menjadi pribadi yang lebih efisien, namun juga efektif. Anda juga perlu menjawab pertanyaan di atas untuk membuat Anda menjadi bagian yang berharga di perusahaan Anda.

 

 

Sumber: akhmadguntar.com