Document Controller Adalah: Definisi, Tanggung Jawab, Karir dan Gaji

Di tengah transformasi digital saat ini pengelolaan informasi yang tertata rapi merupakan salah satu kunci keberhasilan operasional di berbagai perusahaan. 

Posisi Document Controller memegang peranan penting dalam memastikan setiap dokumen yang masuk dan keluar perusahaan diatur dengan baik dan sesuai standar. Dalam lingkungan kerja modern, akurasi dan keteraturan dokumen menjadi vital untuk menjaga kepatuhan, memudahkan audit, dan mendukung proses bisnis. 

Artikel ini akan mengupas tuntas mengenai definisi, tanggung jawab, peluang karir, serta kisaran gaji untuk para Document Controller di Indonesia.

Document Controller

Document Controller adalah profesi yang bertanggung jawab untuk mengelola aliran dokumen di sebuah organisasi. Peran ini mencakup penyimpanan, pengaturan, pelacakan, serta distribusi dokumen agar tetap rapi dan mudah diakses oleh pihak yang berkepentingan.

Dengan sistem pengelolaan dokumen yang efektif, Document Controller berperan penting dalam mendukung kelancaran operasional dan memastikan informasi yang relevan tersedia tepat waktu. 

Posisi ini menjadi tulang punggung dalam sistem manajemen informasi, baik di sektor industri, konstruksi, maupun layanan publik.

Baca juga : Business Process Improvement (BPI): Pengertian, Tujuan, Proses, dan Metodologinya

Job Desk Document Controller

Jobdesk atau tanggung jawab utama yang melekat pada seorang Document Controller memiliki peran strategis yang mendukung pengelolaan informasi dan operasional perusahaan.

• Pengumpulan Dokumen

Pada tahap awal, Document Controller bertugas mengumpulkan seluruh dokumen yang masuk dari berbagai sumber. Tugas ini penting untuk memastikan bahwa setiap dokumen yang diperlukan tercatat dan tersedia dalam sistem.

• Pengaturan dan Klasifikasi

Setelah dokumen dikumpulkan, langkah selanjutnya adalah mengatur dan mengklasifikasikannya. Proses ini melibatkan pengkodean, penentuan kategori, dan pembuatan sistem indeks agar dokumen mudah dicari dan diakses.

• Penyimpanan

Penyimpanan dokumen harus dilakukan dengan cara yang terstruktur dan aman. Document Controller memastikan bahwa dokumen disimpan dalam format fisik dan/atau digital sesuai dengan standar keamanan dan kebijakan perusahaan.

• Distribusi Dokumen

Tugas distribusi melibatkan pengiriman dokumen kepada pihak yang membutuhkan, baik internal maupun eksternal. Proses ini harus dilakukan dengan cepat dan akurat agar informasi tidak tertunda dalam mendukung proses bisnis.

• Revisi dan Versi Terbaru

Pengelolaan revisi dan update dokumen merupakan aspek krusial dalam menjaga keakuratan informasi. Document Controller bertugas untuk memastikan bahwa setiap revisi terdokumentasi dengan baik dan bahwa semua pihak menggunakan versi dokumen terbaru.

• Pemusnahan Dokumen

Tidak semua dokumen perlu disimpan selamanya. Bagian dari tugas Document Controller adalah menetapkan jadwal pemusnahan dokumen yang sudah tidak relevan atau telah melewati masa retensi, sesuai dengan peraturan dan kebijakan perusahaan.

Baca juga : Continuous Improvement Adalah: Definisi, Jenis, Contoh Penerapan, dan Metode

Peluang Karir dan Gaji Document Controller

Peluang karir sebagai Document Controller cukup menjanjikan, seiring dengan meningkatnya kebutuhan perusahaan akan pengelolaan informasi yang sistematis. 

• Fresh Graduate / Junior Document Controller

Calon Document Controller yang masih baru memasuki dunia kerja biasanya akan memulai sebagai Junior Document Controller. Pada tahap ini, mereka mendapatkan pelatihan dasar dan bertugas mendukung operasional pengelolaan dokumen sambil belajar dari pengalaman praktis.

• Middle-Level Document Controller

Dengan pengalaman dan peningkatan keterampilan, seorang Document Controller dapat naik ke level menengah. Tugas pada level ini biasanya mencakup pengelolaan dokumen secara lebih mandiri dan pengawasan atas proses yang berjalan di lingkungan kerja.

• Senior Document Controller

Document Controller yang telah lama berkecimpung dalam bidang ini dan memiliki keahlian lebih mendalam biasanya mencapai level senior. Mereka tidak hanya mengelola dokumen, tetapi juga memberikan bimbingan serta strategi pengelolaan kepada tim yang lebih muda, serta bertanggung jawab atas penyempurnaan proses internal.

• Document Control Manager

Di puncak karir, terdapat posisi Document Control Manager yang memimpin tim pengelolaan dokumen. Posisi ini menuntut kemampuan manajerial dan strategis untuk menetapkan kebijakan, mengawasi implementasi sistem pengelolaan dokumen, serta memastikan kepatuhan terhadap regulasi dan standar internasional.

Baca juga : 30 Pertanyaan Interview dan Jawabannya Profesi Document Controller

Training Document Control 

Memasuki dunia kerja sebagai Document Controller memerlukan kesiapan dan pengetahuan yang mumpuni. Pelatihan formal menjadi salah satu cara terbaik untuk mengasah keterampilan ini.

IPQI menawarkan program Training Document Control yang dirancang untuk membekali peserta dengan kompetensi pengelolaan dokumen secara profesional. 

Program ini cocok untuk pemula maupun para profesional yang ingin meningkatkan kemampuan mereka dalam sistem manajemen dokumen. Pelatihan ini mengupas tuntas seluruh aspek penting dalam ICoFR, termasuk:

• Pemahaman mendalam tentang ICoFR: konsep, prinsip, dan kerangka kerja global seperti COSO dan COBIT.
• Tahapan implementasi ICoFR: mulai dari perancangan, pelaksanaan, evaluasi, remediasi, hingga pelaporan.
• Identifikasi dan pengendalian risiko material terhadap pelaporan keuangan.
• Jenis pengendalian internal: Entity Level Control (ELC), Process Level Control (PLC), dan IT Control (ITC).
• Persiapan menghadapi audit eksternal dan bagaimana memberikan reasonable assurance pada laporan keuangan.
• Studi kasus aktual dan praktik langsung, agar peserta tidak hanya memahami teori tetapi juga mampu mengimplementasikannya.

Segera daftarkan diri Anda melalui program pelatihan IPQI. Kunjungi situs resmi IPQI untuk informasi lebih lanjut dan mulailah perjalanan Anda menuju keunggulan dalam pengelolaan dokumen. Info lebih lanjut https://ipqi.org/product/document-control/ 

FAQ: Document Controller

1. Apa itu Document Controller?
   Document Controller adalah profesi yang bertanggung jawab untuk mengelola aliran dokumen di suatu organisasi, termasuk penyimpanan, pengaturan, pelacakan, dan distribusi dokumen agar tetap teratur dan mudah diakses.
2. Apa saja tanggung jawab utama Document Controller?
   Tanggung jawab utama meliputi pengumpulan dokumen, pengaturan dan klasifikasi, penyimpanan, distribusi dokumen, pengelolaan revisi dan versi terbaru, serta pemusnahan dokumen yang sudah tidak relevan.
3. Apa yang harus dilakukan oleh Document Controller dalam pengaturan dokumen?
   Document Controller harus mengklasifikasikan dan mengkodekan dokumen, menentukan kategori, dan membuat sistem indeks agar dokumen mudah dicari dan diakses.
4. Bagaimana cara menyimpan dokumen yang baik?
   Dokumen harus disimpan dengan cara yang terstruktur dan aman, baik dalam format fisik maupun digital, sesuai dengan standar keamanan dan kebijakan perusahaan.
5. Apa itu versi terbaru dan bagaimana cara mengelolanya?
   Document Controller bertugas memastikan setiap revisi dokumen terdokumentasi dengan baik dan bahwa semua pihak menggunakan versi yang terbaru untuk menjaga akurasi informasi.
6. Apa yang dimaksud dengan pemusnahan dokumen?
   Pemusnahan dokumen adalah proses menghapus dokumen yang sudah tidak relevan atau telah melewati masa retensi sesuai dengan peraturan perusahaan.
7. Apa peluang karir untuk seorang Document Controller?
   Peluang karir seorang Document Controller meliputi Junior Document Controller, Middle-Level Document Controller, Senior Document Controller, hingga posisi puncak yaitu Document Control Manager.
8. Berapa kisaran gaji untuk Document Controller?
   Gaji untuk seorang Document Controller bervariasi tergantung pada pengalaman dan level karir, dengan peluang untuk meningkat seiring dengan bertambahnya keterampilan dan tanggung jawab.
9. Apa yang harus dilakukan untuk memulai karir sebagai Document Controller?
   Untuk memulai karir, penting untuk mendapatkan pelatihan formal mengenai sistem manajemen dokumen dan keterampilan pengelolaan dokumen profesional. Program pelatihan yang ditawarkan oleh IPQI adalah salah satu cara untuk mempersiapkan diri.
10. Di mana saya bisa mendapatkan pelatihan untuk menjadi Document Controller?
    Anda dapat mendaftar untuk program pelatihan Document Control yang diselenggarakan oleh IPQI untuk mengasah keterampilan pengelolaan dokumen secara profesional. Kunjungi situs resmi IPQI di https://ipqi.org/product/document-control/ untuk informasi lebih lanjut.