Project Management adalah salah satu cara yang ditawarkan untuk maksud pengelolaan suatu proyek, yaitu suatu metode pengelolaan yang dikembangkan secara ilmiah dan intensif sejak pertengahan abad ke-20 untuk menangani kegiatan khusus yang berbentuk proyek.
Apa itu Manajemen Proyek?
Manajemen Proyek adalah usaha pada suatu kegiatan agar tujuan dari kegiatan tersebut dapat tercapai secara efisien dan efektif. Efektif dalam hal ini adalah dimana hasil penggunaan sumber daya dan kegiatan sesuai dengan sasarannya yang meliputi kualitas, biaya, waktu dan lain-lainnya.
Artinya efisien adalah penggunaan sumber daya dan pemilihan sub kegiatan secara tepat yang meliputi jumlah, jenis, saat penggunaan sumber lain dan lain-lain. Oleh karena itu manajemen proyek pada suatu proyek konstruksi merupakan suatu hal yang tidak dapat diabaikan begitu saja, karena tanpa manajemen suatu proyek, konstruksi akan sulit berjalan sesuai dengan harapan baik berupa biaya, waktu maupun kualitas
Manajemen Proyek meliputi proses perencanaan (planning) kegiatan, pengaturan (organizing), pelaksanaan dan pengendalian (controlling). Proses perencanaan, pengaturan, pelaksanaan dan pengendalian tersebut dikenal dengan proses manajemen
Baca juga: Mengenal ISO 56002:2019 – Panduan Sistem Manajemen Inovasi
Tujuan Manajemen Proyek
Tujuan dari proses manajemen adalah untuk mengusahakan agar semua rangkaian kegiatan tersebut :
- Tepat waktu, dalam hal ini tidak terjadi penundaan penyelesaian suatu proyek
- Biaya yang sesuai, maksudnya agar tidak ada biaya tambahan dari biaya perencanaan yang telah dianggarkan
- Kualitas yang sesuai dengan persyaratan
- Proses kegiatan dapat berjalan dengan lancar
Proses perencanaan (planning) proyek dapat dipecah menjadi dua tahap, yaitu perencanaan pertama dalam jalur konsultan manajemen dan yang kedua dalam jalur manajemen kontraktor.
Perencanaan yang ditangani oleh konsultan meliputi perencanaan fisik struktur secara rinci sampai pada perencanaan anggaran biaya dan durasi pekerjaan.
Perencanaan yang ditangani oleh kontraktor mencakup metode perencanaan kontraktor, rencana anggaran dalam pelaksanaan dan perencanaan administrasi lapangan maupun perusahaan.
Metode Manajemen Proyek yang digunakan oleh pelaksana proyek (kontraktor) baik eksekutif manajemen, manajemen pengawasan , serta manajemen dari organisasi pemilik proyek pada umumnya adalah sama yaitu dengan berpatokan pada laporan-laporan tertulis yang disesuaikan dengan keadaan nyata dilapangan. Laporan-laporan tertulis tersebut bisa berupa laporan harian, laporan mingguan dan lain-lain.
Sebuah proyek dapat didefenisikan sebagai suatu usaha dalam jangka waktu yang ditentukan dengan sasaran yang jelas yaitu mencapai hasil yang telah dirumuskan pada waktu awal pembangunan proyek akan dimulai.
Bertitik tolak dari pemikiran ini, maka maksud dan tujuan Project Management adalah usaha kegiatan untuk meraih sasaran yang telah didefenisikan dan ditentukan dengan jelas seeffisien dan seefektif mungkin. Dalam rangka meraih sasaran yang telah disepakati, diperlukan sumber-sumber daya (resources) termasuk sumber daya manusia yang merupakan kunci segalanya.
Sasaran utama dalam manajemen proyek dapat dikategorikan sebagai berikut:
- Pengembangan dan penyelesaian sebuah proyek dalam budget yang telah ditentukan, jangka waktu yang telah ditetapkan dan kualitas bangunan proyek sesuai dengan spesifikasi teknik yang telah dirumuskan,
- Bagi kontraktor yang bonafide yaitu untuk mengembangkan reputasi akan kualitas pekerjaannya (workmanship) serta mempertahankannya,
- Menciptakan organisasi di kantor pusat maupun di lapangan yang menjamin beroperasinya pekerjaan proyek secara kelompok (team work),
- Menciptakan iklim kerja yang mendukung baik dari segi sarana,kondisi kerja, keselamatan kerja dan komunikasi timbal balik yang terbuka antara atasan dan bawahan,
- Menjaga keselarasan hubungan antara sesamanya sehingga orang yang bekerja akan didorong untuk memberikan yang terbaik dari kemampuan dan keahlian mereka.
Manajemen proyek meliputi proses perencanaan (planning) kegiatan, pengaturan (organizing), pelaksanaan dan pengendalian (controlling). Proses perencanaan, pengaturan, pelaksanaan dan pengendalian tersebut dikenal proses manajemen.
Perencanaan (planning) adalah peramalan masa yang akan datang dan perumusan kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan yang ditetapkan berdasarkan peramalan tersebut. Bentuk dari perencanaan dapat berupa: perencanaan prosedur, perencanaan metode kerja, perencanaan standar pengukuran hasil, perencanaan anggaran biaya, perencanaan program (rencana kegiatan beserta jadwal).
Pengaturan (organizing) bertujuan melakukan pengaturan dan pengelompokan kegiatan proyek konstruksi agar kinerja yang dihasilkan sesuai dengan yang diharapkan. Tahap ini menjadi sangat penting karena jika terjadi ketidaktepatan pengaturan dan pengelompokan kegiatan, bisa berakibat langsung terhadap tujuan proyek.
Pengendalian (controlling) adalah proses penetapan apa yang telah dicapai, evaluasi kerja, dan langkah perbaikan bila diperlukan.
Perencanaan Proyek
- Pekerjaan dapat didefinisikan dengan sasaran dan target waktu khusus.
- Pekerjaaan unik atau tidak biasa dalam organisasi yang ada.
- Pekerjaan terdiri dari tugas yang kompleks dan saling berhubungan serta memerlukan ketrampilan khusus.
- Proyek bersifat sementara tetapi penting bagi organisasi
- Proyek meliputi hamper semua lini organisasi.
Tanggung jawab manajer proyek
- Memastikan seluruh kegiatan yang diperlukan diselesaikan dalam urutan yang tepat dan waktu yang tepat.
- Memastikan proyek selesai sesuai budget
- Memastikan proyek memenuhi sasaran kualitas.
- Memastikan tenaga kerja yang ditugaskan dalam proyek mendapat motivasi arahan dan informasi yang diperlukan dalam pekerjaan mereka.
Penjadwalan Proyek
- Meninjukkan hubungan tiap kegiatan lainnya dan terhadap keseluruhan proyek.
- Mengidentifikasikan hubungan yang harus didahulukan di antara kegiatan.
- Menunjukkan perkiraan biaya dan waktu yang realistis untuk tiap kegiatan.
- Membantu penggunaan tenaga kerja, uang dan sumber daya lainnya dengan cara hal-hal kritis pada proyek.
Cara penjadwalan proyek yang lain adalah PERT dan CPM, baca artikel kami terkait topik tersebut.
Pengendalian Proyek
Teknik Manajemen Proyek PERT dan CPM
- Mendefinisikan proyek dan menyiapkan struktur pecahan
- Membangun hubungan antara kegiatan. Memutuskan hubungan mana yang harus lebih dulu dan mana mengikuti yang lain.
- Menggambarkan network keseluruhan proyek
- Menetapkan perkiraan waktu dan/atau biaya tiap kegiatan
- Menghitung jalur waktu terpanjang melalui jaringan yang disebut jalur kritis.
- Menggunakan jarinagn untuk membantu perencanaan, penjadwalan dan pengendalian proyek.
Baca juga: Pengertian CPM dan PERT
- Kapan proyek selesai ?
- Mana tugas yang penting, yang tidak boleh ditunda (kegiatan kritis) ?
- Mana kegiatan yang tidak kritis ?
- Pada suatu waktu tertentu, apakah masih tetepa dalam jadwal, terlambat atau lebih cepat ?
- Berapa probabilitas selesai sesuai jadwal ?
- Pada suatu waktu tertentu apakah uang yang dikeluarkan sama, lebih sedikit, atau lebih besar ?
- Apakah sumber daya cukup agar proyek tepat waktu ?
- Jika ingin menyelesaikan lebih cepat, mana jalan terbaik dengan biaya minimal ?
