Dalam dinamika operasional perusahaan, sering kali kita menemukan fenomena klasik: tumpukan dokumen yang menunggu tanda tangan digital atau fisik di meja manajer. Di atas kertas, banyaknya tahapan persetujuan (approval) dianggap sebagai bentuk pengendalian mutu dan keamanan. Namun, pada realitanya, birokrasi yang berlebihan sering kali menjadi bottleneck (penyumbatan) utama yang menghambat produktivitas organisasi.
Jika perusahaan Anda merasakan bahwa output kerja semakin lambat meskipun sumber daya manusia sudah mencukupi, mungkin masalahnya bukan pada kinerja individu, melainkan pada desain proses bisnis Anda. Inilah saatnya memahami peran Business Process Management (BPM) dalam memangkas hambatan tersebut.
Apa itu Bottleneck dan Mengapa Approval Menghambat?
Secara teknis, bottleneck adalah suatu titik dalam proses kerja di mana beban kerja yang masuk melampaui kapasitas produksi pada titik tersebut, sehingga menyebabkan kemacetan di seluruh alur kerja.
Menurut Marlon Dumas dkk. dalam buku Fundamentals of Business Process Management (2018), penyumbatan proses ini sering kali terjadi karena akumulasi tugas pada satu aktor tertentu (sering kali level manajerial) yang memiliki otoritas berlebih namun waktu yang terbatas. Dalam kondisi ini, waktu tunggu (waiting time) menjadi jauh lebih dominan daripada waktu pengerjaan aktual (processing time).
Ciri-ciri Bottleneck Akibat Approval:
- Penumpukan tugas pada satu atau dua orang manajer spesifik.
- Output akhir tidak konsisten meskipun permintaan pelanggan tinggi.
- Proses terhenti total jika pejabat pemberi persetujuan sedang tidak di tempat.
Bagaimana BPM Memangkas Bottleneck?
Business Process Management (BPM) adalah metodologi terstruktur untuk mengidentifikasi, merancang, mengukur, dan mengendalikan proses bisnis. Merujuk pada standar yang ditetapkan oleh ABPMP dalam BPM Common Body of Knowledge (BPM CBOK), berikut adalah langkah strategis BPM dalam memangkas jalur birokrasi yang gemuk:
1. Visualisasi Proses dengan BPMN
Langkah pertama dalam BPM adalah membuat peta proses secara transparan menggunakan standar BPMN (Business Process Model and Notation). Dengan memetakan alur kerja, organisasi dapat melihat secara visual di mana letak “tumpukan” tugas tersebut. Dumas (2018) menekankan bahwa visualisasi memungkinkan kita mengidentifikasi aktivitas Non-Value Added—langkah yang ada namun tidak memberikan nilai tambah bagi pelanggan akhir.
2. Implementasi Rule-Based Approval (Otomatisasi)
Paul Harmon dalam Business Process Change (2019) menjelaskan bahwa kegagalan proses sering disebabkan karena organisasi memperlakukan semua transaksi dengan tingkat pengawasan yang sama. BPM mendorong penggunaan aturan bisnis (business rules) untuk otomatisasi.
- Contoh: Untuk pengajuan biaya di bawah nominal tertentu atau risiko rendah, sistem dapat melakukan persetujuan otomatis, sehingga manajer hanya fokus pada penyimpangan (management by exception) yang berisiko tinggi.
3. Pendelegasian Wewenang (Empowerment)
Sering kali bottleneck terjadi karena sentralisasi kekuasaan. BPM merekomendasikan pendelegasian wewenang ke tingkat yang lebih rendah jika kompetensi dan kendalinya sudah memadai. Hal ini mengurangi beban di level top manajemen dan mempercepat aliran proses ke tahap berikutnya.
4. Sinkronisasi dengan Sistem Manajemen Mutu
Sejalan dengan persyaratan ISO 9001:2015 Clause 4.4, organisasi diwajibkan menentukan integrasi dan urutan proses yang efektif. BPM memastikan bahwa setiap tahapan persetujuan memiliki indikator kinerja (KPI) yang jelas. Jika sebuah approval membutuhkan waktu terlalu lama tanpa alasan teknis, maka sistem harus mampu memberikan peringatan (eskalasi) otomatis
Tantangan dalam Implementasi Business Process Management
Meskipun memberikan banyak manfaat, implementasi BPM juga memiliki tantangan, antara lain:
- Kurangnya pemahaman proses lintas fungsi
- Resistensi perubahan dari karyawan
- Proses yang belum terdokumentasi dengan baik
- Minimnya kompetensi dalam analisis dan perbaikan proses
Oleh karena itu, penerapan BPM membutuhkan pendekatan terstruktur, komitmen manajemen, serta peningkatan kompetensi SDM.
Peran IPQI dalam Pengembangan Business Process Management
Sebagai institusi yang berfokus pada peningkatan kualitas individu dan organisasi, IPQI berperan dalam membantu organisasi memahami dan mengimplementasikan Business Process Management secara efektif.
Melalui program pelatihan, sertifikasi, dan pengembangan kompetensi, IPQI mendukung organisasi untuk membangun proses bisnis yang unggul, berkelanjutan, dan selaras dengan kebutuhan bisnis modern.
