Project Management Tips: What shouldn’t do in Project Management
- Don’t: meremehkan peran stakeholder
Stakeholder dibagi menjadi 2, yang pertama pihak internal terdiri dari staf dan pihak manajerial perusahaan, dan yang kedua adalah pihak eksternal yang terdiri dari kustomer atau bila disebut secara lebih luas pihak-pihak yang terkena dampak secara langsung terhadap deliverable dari proyek dan mereka mempunyai peran yang besar terhadap kesuksesan atau kegagalan dari proyek. Role dari project manager di sini adalah memikirkan, merancang dan mengambil langkah antisipasi terhadap reaksi yang akan muncul dari para stakeholder ini pada saat fase awal dari proyek. - Don’t: beranggapan bahwa tiap proyek memiliki budget yang tidak terbatas
Di saat pihak IT di dalam perusahaan diberi wewenang untuk melakukan inisiasi dan implementasi proyek di dalam perusahaan, yang harus diingat oleh pihak bisnis adalah alokasi dana terhadap suatu proyek harus diperhitungkan besarnya berdasar estimasi nilai tambah yang akan muncul ketika proyek telah selesai di-deliver apakah nilai tambah tersebut berwujud pengurangan biaya atau bertambahnya revenue perusahaan. Berdasarkan hitungan tersebut dapat diambil justifikasi terhadap berapa besarnya budget yang diperlukan untuk implementasi suatu proyek. - Don’t: meminta anggaran pada pihak bisnis kecuali tanpa ada justifikasi yang mendukung
Ketidak mampuan dari pihak IT untuk memberikan alasan yang meyakinkan terhadap pihak bisnis mengenai nilai tambah yang akan didapat oleh perusahaan ketika berhasil menerapkan proyek IT merupakan salah satu dari penyebab kegagalan dari inisiasi awal proyek IT di dalam perusahaan. Nilai tambah yang dibicarakan disini dapat berupa pengurangan cost, penambahan revenue atau bahkan non tangible value seperti reputasi yang meningkat. - Don’t: menganggap rencana proyek merupakan hal yang final
Project plan selalu menjadi subyek dari perubahan sesuai dengan kondisi aktual proyek, dapat dikatakan bahwa project plan yang terbaik adalah project plan yang tersusun setelah proyek berakhir dapat dikatakan demikian karena di project plan sendiri merupakan kumpulan asumsi-asumsi dan kemungkinan-kemungkinan situasi yang terjadi. Menjadi
tugas seorang project manager untuk selalu melakukan re-planning sehingga project plan nantinya mencerminkan
keadaan yang paling baik untuk mengatasi situasi terkini serta merancang sebuah project plan yang memiliki fleksibilitas yang cukup untuk menangani setiap perubahan yang mungkin terjadi di setiap fase proyek. - Don’t: jangan pernah menyalahkan produk
Jika suatu proyek mengalami kegagalan bukan berarti kesalahan ada pada sistem yang sedang diimplementasikan, bisa saja sebenarnya kesalahan terletak pada proyek itu sendiri. Jika produk yang dipilih tidak berjalan sesuai dengan ekspektasi maka kemungkinan terjadi kesalahan dalam pemilihan awal sebuah produk. Kejadian ini merupakan akibat dari kurangnya pengetahuan mengenai aspek teknis dan kurangnya pemahaman produk. Dengan sifat-sifat produk yang selalu setuju, tidak mampu untuk mengingatkan kita jika kita salah, serta tidak dapat melakukan protes, siapa yang tidak tergoda untuk menyalahkan produk?
Sumber : anitagarnimardhani.wordpress.com