Di tengah dinamika persaingan dan tuntutan efisiensi operasional, peran Staff Purchasing menjadi semakin krusial dalam memastikan kelancaran aliran bahan baku dan produk. Mereka bertindak sebagai penghubung strategis antara kebutuhan internal dan pemasok eksternal, sekaligus menjaga kualitas, harga, dan kontinuitas pasokan.
Artikel ini menguraikan secara komprehensif tentang peran, tujuan, tipe posisi, keahlian yang dibutuhkan, serta bagaimana pelatihan dari IPQI dapat meningkatkan kompetensi dalam bidang ini.
Pengertian Staff Purchasing
Staff Purchasing adalah tenaga profesional yang bertugas merencanakan, melaksanakan, dan memantau proses pembelian barang atau jasa yang dibutuhkan perusahaan. Mereka berperan sebagai jembatan antara pemilik kebutuhan internal dan penyedia eksternal, memastikan pasokan berkualitas, harga kompetitif, dan pengiriman tepat waktu.
Sebagai bagian dari fungsi procurement, staff purchasing juga mendukung strategi tata kelola rantai pasok (supply chain management), memastikan perusahaan menerima apa yang dibutuhkan, kapan diperlukan, dengan biaya optimal dan risiko minimal.
Baca juga : Cara Efektif Manajemen Data Supply Chain Menggunakan Teknologi Terkini
Tugas Staff Purchasing
Tugas utama dari posisi staff purchasing adalah mendukung kelancaran operasional perusahaan melalui proses pengadaan yang efisien dan strategis. Dalam konteks supply chain modern, purchasing bukan sekadar aktivitas administratif, melainkan bagian dari strategi bisnis jangka panjang.
1. Analisis Kebutuhan
Staff purchasing harus mampu melakukan analisis terhadap kebutuhan internal perusahaan, baik itu untuk bahan baku produksi, perlengkapan kantor, atau jasa profesional. Analisis ini dilakukan dengan melihat pola penggunaan sebelumnya, proyeksi pertumbuhan bisnis, dan rencana kerja departemen terkait.
2. Riset Pasar
Sebelum melakukan pembelian, penting bagi staff purchasing untuk memahami kondisi pasar. Riset pasar meliputi perbandingan harga, ketersediaan barang, kredibilitas pemasok, hingga tren harga global yang dapat mempengaruhi anggaran perusahaan.
3. Pemilihan Vendor
Tidak semua vendor bisa memenuhi standar perusahaan. Oleh karena itu, staff purchasing harus menyaring dan memilih vendor terbaik berdasarkan kriteria seperti kualitas produk, waktu pengiriman, layanan purna jual, dan kepatuhan terhadap standar etika dan lingkungan.
4. Negosiasi Kontrak
Negosiasi kontrak adalah bagian vital dari tanggung jawab purchasing. Ini mencakup kesepakatan harga, syarat pengiriman, pembayaran, penalti keterlambatan, dan garansi produk. Negosiasi yang baik akan membantu perusahaan menghemat biaya dan meminimalkan risiko.
5. Manajemen Persediaan
Staff purchasing bekerja erat dengan divisi gudang dan produksi untuk mengatur jumlah persediaan ideal. Tujuannya adalah menghindari kelebihan stok yang dapat membebani anggaran, maupun kekurangan stok yang bisa menghambat operasional.
6. Evaluasi Kinerja Vendor
Kinerja vendor harus terus dimonitor secara berkala. Evaluasi ini dilakukan berdasarkan data kuantitatif seperti tingkat ketepatan waktu pengiriman, tingkat kerusakan produk, dan kepuasan pengguna internal.
7. Pencatatan dan Dokumentasi
Setiap proses pembelian harus terdokumentasi dengan baik, mulai dari permintaan pembelian hingga penerimaan barang. Dokumentasi ini penting untuk audit, pelaporan, dan pengambilan keputusan ke depan.
Baca juga : 5 Strategi Efektif untuk Mengelola Supply Chain di Industri Konstruksi
Jenis-Jenis Purchasing dan Perannya dalam Perusahaan
Struktur divisi purchasing dalam sebuah perusahaan umumnya terbagi ke dalam beberapa peran berdasarkan tingkatan tanggung jawab. Setiap jenis memiliki fungsi yang spesifik dan berkontribusi pada keberhasilan keseluruhan proses pengadaan.
1. Purchasing Manager
Bertugas mengatur seluruh strategi dan kebijakan pembelian. Purchasing manager biasanya terlibat dalam pengambilan keputusan besar seperti pemilihan vendor strategis, penentuan anggaran tahunan, serta negosiasi kontrak bernilai besar. Mereka juga berperan dalam perencanaan jangka panjang dan pengendalian risiko pengadaan.
2. Purchasing Agent
Purchasing agent bertugas menjalankan aktivitas pembelian secara langsung. Mereka melakukan proses sourcing, permintaan penawaran, dan pengelolaan pesanan. Mereka juga bertanggung jawab dalam menjalin hubungan dengan vendor dan menangani masalah yang mungkin timbul selama proses pengiriman.
3. Purchasing Officer
Fokus utama purchasing officer adalah pengelolaan administrasi pembelian seperti membuat purchase order, pencatatan transaksi, serta verifikasi dokumen pengadaan. Mereka menjadi penghubung antara permintaan pembelian dari unit lain dengan implementasi teknis proses pembelian.
Ketiga peran ini harus bekerja secara sinkron agar sistem pengadaan berjalan dengan efisien, transparan, dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Baca juga : Mengenal 5 Segmen Utama dalam Manajemen Rantai Pasok (Supply Chain Management)
Keahlian yang Dibutuhkan sebagai Purchasing Profesional
Untuk menjadi purchasing profesional yang efektif dan berdaya saing tinggi, seseorang tidak hanya memerlukan pengetahuan teknis, tetapi juga keahlian interpersonal dan analitis. Berikut ini adalah sejumlah kompetensi utama:
1. Kemampuan Komunikasi
Seorang purchasing harus mampu menyampaikan informasi secara jelas dan diplomatis, baik kepada vendor maupun tim internal. Komunikasi yang efektif akan mempermudah proses negosiasi dan memperkuat hubungan jangka panjang dengan pemasok.
2. Analisis Data dan Riset Pasar
Kemampuan membaca data dan melakukan perbandingan vendor sangat penting. Seorang purchasing harus dapat menganalisis penawaran, tren harga, dan kualitas produk untuk membuat keputusan pembelian yang tepat.
3. Multitasking
Dalam dunia pengadaan, sering kali seorang purchasing harus mengelola banyak pesanan dalam waktu bersamaan. Oleh karena itu, kemampuan mengatur prioritas dan waktu sangat diperlukan agar tidak terjadi keterlambatan atau kesalahan dalam proses.
4. Pengetahuan Teknis Terkait Perpajakan
Pembelian tidak lepas dari aspek hukum dan perpajakan seperti PPN, bea masuk, atau potongan pajak lainnya. Purchasing profesional harus memahami aturan ini agar tidak terjadi pelanggaran atau kerugian finansial.
5. Keahlian Teknologi
Dengan makin banyaknya sistem ERP dan e-procurement yang digunakan, kemampuan mengoperasikan perangkat lunak seperti SAP, Oracle, atau Microsoft Dynamics menjadi nilai tambah. Teknologi ini mempercepat proses dan meningkatkan transparansi.
Purchasing profesional yang memiliki kelima keahlian ini akan mampu memberikan nilai tambah nyata bagi perusahaan, baik dalam bentuk efisiensi biaya, kelancaran operasional, maupun hubungan jangka panjang dengan pemasok.
Baca juga : Apa Itu Siklus Plan-Do-Check-Act? Temukan Manfaat dan Contohnya di Sini!
Tingkatkan Efisiensi Rantai Pasok dengan Pelatihan Supply Chain Management
Staff Purchasing adalah pilar strategis dalam rantai pasok: menghubungkan strategi bisnis, analisis pasar, dan operasi harian. Dengan keahlian komunikasi, analisis data, multitasking, pengetahuan regulasi, dan teknologi, mereka mendorong efisiensi biaya, kontinuitas pasokan, dan mitigasi risiko.
IPQI (Indonesia Productivity & Quality Institute) menghadirkan Supply Chain Management Training—program selama dua hari yang dirancang untuk memberikan pengetahuan dan keterampilan praktis dalam mengelola siklus rantai pasok secara menyeluruh.
Pokok Bahasan Pelatihan
- Strategi dan tujuan SCM – termasuk penyelarasan dengan kebijakan taktis dan efisiensi biaya
- Perancangan jaringan pasok & produk baru – dari time to market hingga mitigating delay
- Perencanaan permintaan dan produksi – metode forecasting dan manajemen stok
- Manajemen pembelian dan negosiasi – pemilihan pemasok, evaluasi, dan teknik negosiasi efektif
- Manajemen gudang, transportasi, distribusi – optimasi layout, rute, dan cross‑docking
- Pengukuran kinerja SCM – menerapkan indikator SCOR dan metode control performance.
Pelatihan Supply Chain Management dari IPQI membekali Anda dengan strategi yang tepat, tools dan metode terkini, serta praktik terbaik untuk memastikan rantai pasok perusahaan berjalan lebih efisien dan berdaya saing tinggi.
Segera daftar dan bawa efektivitas operasional perusahaan ke level selanjutnya!. Pelajari silabus selengkapnya di sini.
