Dalam kegiatan ekspor-impor (exim), proses logistik adalah salah satu proses yang harus di pertimbangkan sebagai bagian yang strategis. Di dalamnya terdapat sub-proses seperti penyimpanan dan pengiriman barang dari tempat asal ke tempat tujuan, serta pemeliharaan dan pengelolaan barang. Pada proses logistik perusahaan harus berinvestasi tidak hanya pada keahlian dan kecakapan personil (personnel development), namun juga pada Warehouse Management System (sistem manajemen pergudangan). Perkembangan teknologi telah memberikan dampak pada proses pengelolaan material dan manajemen pergudangan.
Kenapa Warehouse Management? Dan kenapa Warehouse Management menjadi salah satu pilar penting bagi industri ekspor-impor? Banyak tinjauan yang menjelaskan mengenai hal tersebut, Warehouse Management memberikan gambaran bagi perusahaan ekspor-impor dalam memetakan proses bisnis yang baru atau memperbaiki model lama agar dapat memberikan excellence services kepada customernya. Warehouse Management, memberikan pedoman pada proses keluar masuk barang, alur kerja harian, inventory tracking, yard management, pengendalian data, dan Material Handling. Warehouse Management adalah penggabungan dari proses administrative dan proses operasional gudang yang kompleks, dan ini berlaku untuk tiga jenis warehouse (Distribution Warehouse ; Production Warehouse ; dan Contract Warehouse).
Warehouse Management harus dipahami sebagai suatu kegiatan dalam mengelola barang-barang ketimbang hanya dipahami sebagai petunjuk penyimpanan barang. Mengapa demikian, karena dalam mengelola barang-barang yang sedemikian banyak memerlukan sebuah kombinasi antara sistem kerja dan prosedur yang baik. Semua perusahaan dalam bidang non-jasa, hampir dipastikan terlibat dalam rantai pasok, yang mana perusahaan harus memahami Warehouse Management sebagai bagian penting dari rantai pasok. Dengan hal itu, maka ada beberapa point mendasar yang bisa kita bahas.
Baca juga: WAREHOUSE MANAGEMENT SYSTEM
Packaging, bagaimana menghandle sebuah produk mulai dari unit sampai dengan batch. Bagaimana bentuk packaging yang baik, apakah sudah sesuai dengan keinginan konsumen/klien? Apakah sudah sesuai dengan kampanye marketing dan brandingnya? Bagaimana tingkat persediaannya, sudah memenuhi demand kah? Apakah sudah sesuai dengan pola aktivitas pengiriman dan operasional perusahaan?
FIFO, FILO, LIFO, or LILO? Ya, ini juga pertimbangan penting bagi perusahaan. Penerapan apa yang paling sesuai dengan karakteristik produk dan pasar mereka, lebih jauh lagi untuk produsen skala besar maka tingkat keberagaman produk cukup tinggi, penentuan pola rantai pasoknya juga beragam. Ragam pola ini juga memberikan gambaran terkait aliran produk, apakah akan bypass atau cross docking?
Dokumentasi, pencatatan nomor zona produk ditempatkan.
Layout, Apakah layout dari warehouse sudah optimal untuk mendukung alur kerja dan mendukung prinsip keamanan dan kesehatan kerja.
Standar Operasional dan Prosedur, Dalam hal ini adalah ukuran indikator angka yang ditetapkan unuk tiap-tiap bagian dari proses operasional warehouse. Beberapa diantaranya seperti ; Lead Time, KPI karyawan, akurasi pemenuhan pengiriman, angka kecelakaan kerja, dan absensi karyawan.
Outsource atau Independent, Ini berkaitan langsung dengan kepemilikan warehouse. Apakah anda akan membayar pihak ke tiga untuk mengelola operasional dan kepemilikan tempat, atau akan membentuk divisi manajemen baru untuk mengelolanya. Beberapa pertanyaan yang bisa di ajukan untuk menjawab pilihan diatas, adalah mengenai kompetensi perusahaan untuk mengelola warehouse apakah mampu atau tidak. Namun jika ingin membayar pihak ke tiga, apakah mereka mampu memenuhi ekspektasi perusahaan dan bisa bekerja dalam satu visi dan misi yang sama.
Warehouse management memiliki peranan penting dalam aspek bisnis perusahaan, terutama dalam industri ekspor-impor. Warehouse management memberikan cara pandang dan pengelolaan yang lebih maju dari cara lama. Tentu dalam konteks globalisasi saat ini, akan membantu untuk meningkatkan kinerja perusahaan.
(sumber : Stuart Emmet – Excellence in Warehouse Management)
