Tips Manajemen Waktu di Kantor yang Efektif
Apakah Anda sudah bekerja secara efisien dan efektif? Apakah Anda memiliki banyak jam kerja produktif atau Anda terganggu terus-menerus? berikut sejumlah tip manajemen waktu untuk membantu mengatur waktu aktivitas kantor Anda agar lebih efisien dan menyelesaikan lebih banyak pekerjaan pada hari kerja Anda.
1. Gunakan sekretaris atau mesin penjawab untuk menerima pesan telepon
Daripada terus-menerus terganggu oleh panggilan telepon lebih baik gunakan sekretaris atau mesin penjawab untuk menerima pesan, kemudian sisihkan waktu setiap hari untuk fokus menjawab panggilan. Dengan memisahkan pekerjaan dan panggilan telepon, Anda akan dapat lebih fokus pada tugas dan mendapatkan lebih banyak waktu untuk menyelesaikannya. Manajemen waktu yang efektif berarti Anda harus fokus pada tugas yang harus segera diselesaikan dan sebagainya. Tip manajemen waktu yang penting adalah untuk melakukan apapun yang Anda dapat lakukan untuk meminimalkan gangguan, seperti telepon dan email.
2. Sisihkan waktu khusus untuk menjawab email
Email adalah hal lain yang mempengaruhi manajemen waktu kantor yang efektif dan terus-menerus dapat mengalihkan perhatian Anda dari fokus pada tugas. Dengan demikian, seorang manajer dapat mengatasi masalah ini dengan menyisihkan waktu setiap hari untuk menjawab email dan kemudian untuk sisa waktu lainnya dengan mematikan program email Anda, atau setidaknya mematikan pemberitahuan instan dari email.
3. Membuat To-Do List sehari sebelumnya
To-do list sering dijadikan sebagai tip manajemen waktu. Untuk melakukan manajemen waktu yang efektif berarti sebelum Anda meninggalkan kantor setiap hari harus menyiapkan To-Do List untuk hari berikutnya, dengan cara tersebut ketika Anda datang ke kantor di pagi hari Anda tahu apa yang Anda harus lakukan sehingga dapat fokus pada tugas.
4. Pertama selesaikan tugas yang utama
Mulailah hari Anda dengan tugas-tugas penting kemudian lakukan tugas yang lebih ringan dan kurang penting. Dengan pertama fokus pada tugas-tugas penting Anda akan dapat menyelesaikannya dalam waktu yang lebih singkat dan kemudian akan mampu menangani tugas yang lebih kecil, sedangkan jika Anda mulai dengan tugas yang lebih kecil Anda akan merasakan tugas kecil tersebut mengisi waktu Anda sehingga tidak memiliki waktu lagi untuk melakukan tugas-tugas yang lebih besar.
5. Segera lakukan tugas yang hanya butuh waktu < 5 Menit
Manajemen waktu kantor yang efektif berarti Anda memprioritaskan untuk menyelesaikan tugas yang hanya memerlukan waktu beberapa menit saja, dengan cara ini Anda akan banyak menyelesaikan hal-hal kecil dan tidak perlu memikirkan tugas-tugas tersebut.
