Berikut adalah beberapa tips mengenai bagaimana sebaiknya sebuah project management dijalankan, dengan tujuan untuk mengatasi isu-isu yang telah diutarakan di atas.
- Do: Identifikasi proyek yang termasuk kategori kritikal
Langkah pertama di dalam menentukan prioritas pengerjaan proyek adalah merumuskan business goal dari organisasi, langkah selanjutnya adalah memetakan proyek sesuai dengan business goal sehingga organisasi mempunyai gambaran secara jelas proyek-proyek yang perlu didahulukan dan yang tidak. Bisa saja proyek-proyek yang lebih cepat dalam waktu pengerjaan, mempunyai budget yang tidak terlalu tinggi dan memiliki tingkat kompleksitas rendah menempati prioritas yang lebih tinggi dibanding proyek yang ‘mahal’, sangat kompleks dan membutuhkan waktu yang lama di dalam pengerjaannya. Semuanya tergantung pada pemetaan proyek tersebut dengan business goal tiap organisasi. - Do: Memahami corporate culture dan mengelola ekspektasi klien
Mengelola ekspektasi dari klien dilakukan pada saat fase initiation planning. Ekspektasi yang dijanjikan seharusnya disesuaikan dengan kapabilitas dari klien di dalam menyediakan resource untuk implementasi proyek dan dari kemampuan pihak developer untuk pengerjaan proyek, perlu digaris bawahi bahwa ekspektasi yang dijanjikan harus realistis karena ekspektasi yang berlebih dikhawatirkan tidak terpenuhi sehingga mengakibatkan kekecewaan di sisi klien, yang diperlukan adalah negosiasi antara klien dan developer untuk mencapai objektif dan goal yang dapat diterima kedua pihak.
Seorang project manager perlu untuk memahami budaya di dalam perusahaan, misalnya acceptance dari karyawan terhadap sistem yang baru, budaya kerja dan sikap karyawan terhadap teknologi yang baru. Memahami budaya di dalam perusahaan dapat mempercepat implementasi proyek membantu dalam merancang dan menerapkan proyek dengan lebih efektif. - Do: Membangun risk dan crisis management plan secara dini dan mengkomunikasikannya
Dengan merencanakan krisis dan risk management plan pada awal proyek dapat membantu mengatasi kekacauan, meningkatkan transparansi dan kejelasan objektif proyek. Hal ini dilakukan untuk meningkatkan rasa confidence stakeholder maupun anggota tim serta menimbulkan rasa percaya dari stakeholder bahwa proyek telah ditangani oleh pihak yang tepat sehingga berimbas pada meningkatnya dukungan dari stakeholder di saat-saat yang sulit. - Do: Melibatkan top management dalam proyek dan mengkomunikasikan proyek kepada pihak-pihak internal
Dengan mengikutsertakan senior ma-nagement di dalam proyek diharapkan proyek yang sedang dikembangkan sesuai dengan harapan dari manajer. Keterlibatan senior management secara aktif pada semua fase di dalam proyek dapat memberikan jalan keluar atau setidaknya sudut pandang yang lain terhadap suatu key problem sehingga rekomendasi ini dapat diadopsi dan menjadi masukan di dalam proses pengerjaan proyek. Hal ini juga dilakukan sebagai strategi untuk mengelola kekhawatiran manajer terhadap permasalahan di dalam proyek.
Mengkomunikasikan proyek secara internal bertujuan agar semua karyawan di semua level perusahaan terutama pihakyang terpengaruh secara langsung oleh proyek yang sedang diimplementasi – terinformasikan, serta mencegah masalah
acceptance dari user pada saat serah terima proyek - Do: Menggunakan satisfaction metric untuk mengukur progress dari proyek.
Dengan menggunakan satisfaction metric dapat diketahui seberapa jauh tingkat penyelesaian dari proyek selain itu juga project manager dapat mengukur tingkat satisfaction yang telah dicapai berdasarkan progress yang telah diukur. Terlalu melebih-lebihkan usaha yang harus dilakukan serta waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek dapat membuat lupa apa yang sebenarnya harus dikejar di dalam implementasi proyek, yaitu apakah proyek ini benar-benar telah meningkatkan service atau tidak. Aspek ini yang harus diperhatikan oleh seorang project manager.
Cara di dalam mengelola satisfaction merupakan usaha yang dapat dikatakan cukup tricky, cara yang biasa dilakukan adalah dengan menggunakan strategi ‘percepatan keberhasilan’ pada fase awal dari proyek, strategi ini dapat diambil untuk mengurangi efek dampak negatif terhadap satisfaction. - Do: Mengelola dan mengembangkan tim proyek, dan melakukan review sesering mungkin
Di dalam sebuah pengerjaan proyek seorang project manager harus mampu memberikan kesempatan bagi masing-masing tim proyek untuk selalu mengembangkan potensi dan skill serta menghadirkan suatu lingkungan kerja yang baik sehingga tercipta hubungan erat yang dilandasi rasa tanggung jawab di antara tim proyek. Cara yang dapat diterapkan antara lain dengan melakukan motivasi secara terus menerus, meningkatkan pengetahuan dengan mene-rapkan program pelatihan atau dengan memberi reward pada tiap tim member yang berprestasi baik. Metode-metode ini berguna untuk mempertahankan dan meningkatkan produktivitas serta kekompakan tim.
Dengan melakukan review pada anggota tim serta melakukan review pada proyek yang sedang berjalan akan membantu di dalam menentukan proyek agar berjalan di path yang sesuai. Review diadakan dengan frekuensi yang telah disepakati lebih baik dilakukan tiap hari, tujuan di dalam melakukan review secara berkala adalah untuk mengidentifikasi kesalahan secepat mungkin sehingga dapat diambil tindakan korektif karena keterlambatan dalam melakukan identifikasi kesalahan dapat mengakibatkan loss dalam bentuk waktu dan juga loss budget yang cukup besar.
Sumber : anitagarnimardhani.wordpress.com
