Productivity Tips: Meningkatkan Kinerja Kolaborasi Tim Menggunakan Solusi Aplikasi Gratis

Rate this post

Pendahuluan


Salah satu ciri khas melakukan pekerjaan di abad modern ini adalah adanya kerja sama dari beberapa orang/tim untuk menghasilkan suatu barang/jasa, atau dengan kata lain sering disebut sebagai kerja secara kolaboratif. Ada beberapa alasan mengapa kerja kolaboratif menjadi sangat penting di masa sekarang.  Alasan pertama adalah bahwa pekerjaan jaman sekarang cenderung lebih luas dan rumit daripada pekerjaan jaman dulu, yang terutama disebabkan oleh tuntutan yang semakin tinggi dari pengguna barang/jasa masa kini. Sebagai gambaran, mobil jaman sekarang dituntut serba nyaman, serba selamat, serba irit, serba cepat dan serba-serba lainnya, yang tentunya akan menghasilkan mobil yang sangat rumit dibandingkan dengan ketika mobil pada saat diciptakan dahulu. Mobil jaman dulu tidak perlu ada AC, ABS, EBD, ASC, EFI, Airbag, nearly zero emission dan fitur-fitur canggih lainnya yang mungkin saja pembaca belum pernah dengar. Kemudian alasan kedua yang mendorong perlunya kita bekerja secara kolaboratif adalah semakin tingginya persaingan bisnis. Dengan persaingan yang begitu tinggi, maka setiap entitas bisnis dituntut untuk sangat efisien dalam penggunaan biaya dan sangat cepat dalam memberikan keputusan.

Dengan kerumitan yang ada serta tuntutan akan efisiensi dan kecepatan hal ini sering menjadi tantangan dalam kita berkolaborasi satu sama lainnya. Jika kolaborasi tidak diakomodasi dengan baik, maka akan terjadilah yang seringkali kita jumpai dengan “dikerjakan secara bersama-sama malah menjadi lebih lama daripada dikerjakan oleh seorang diri”. Hal inilah yang membedakan istilah “sama-sama bekerja” dan “bekerja sama”.

Untuk menjawab tantangan itu maka diperlukan suatu alat bantu yang baik. Saat ini alat bantu yang paling mudah untuk diimpelementasikan tentunya adalah aplikasi berbasis Teknologi informasi dan jika memungkinkan gratis pula. Pertanyaannya apakah ada aplikasi penunjang kerja kolaboratif? Dan apakah ada yang gratis? Beruntunglah, bahwa aplikasi penunjang kolaborasi ada (dan bahkan cukup banyak) dan sebagian di antaranya gratis pula dan seluruhnya menggunakan konektifitas internet yang sudah semakin murah. Sebagian besar cukup dioperasikan melalui Smartphone kita. Mari kita lihat satu demi satu.

Aplikasi Pertama: Aplikasi Group Chat

Saat ini keseharian kita sudah tidak pernah lepas dengan yang dimaakan aplikasi group chat ini. Contohnya adalah BBM Group, Whatsapp Group, Telegram Group, dsb. yang dengan mudahnya  kita temukan di smartphone kita dan dapat kita unduh secara free dari pasar aplikasi yang ada (Playstore, App Store, dsb.). Sebagian besar kita gunakan aplikasi ini kita gunakan untuk sekedar ngerumpi dan beberapa pihak sudah menggunakan aplikasi ini sebagai penunjang kerja kolaborasi namun hanya sebagai penunjang kerja saja seperti mengingatkan akan suatu pertemuan, dan sebagainya. Namun tahukah bahwa aplikasi-aplikasi ini sesungguhnya sangat powerful untuk menunjang kolaborasi kita?

Aplikasi Whatsapp adalah aplikasi yang banyak digunakan sebagai alat bantu untuk menyampaikan pesan instan dan memiliki fasilitas group yang sangat powerful, sehingga pembahasan penggunaan aplikasi group chat akan menggunakan aplikasi Whatsapp sebagai contoh untuk pembahasan pada bagian ini. Berikut adalah beberapa hal kolaboratif yang sangat mudah dilakukan melalui Whatsapp Group:

  • Melakukan brainstorming untuk mencari ide-ide baru.
  • Membuat undangan pertemuan
  • Menyampaikan hasil pertemuan
  • Tracking progres harian
  • Mengetahui komentar-komentar terhadap suatu hasil pekerjaan yang masih bersifat draft/konsep.
  • Berbagi dokumen (pdf, word, excel, power point document), foto maupun video.
  • Berbagi lokasi
  • Berbagi nomor kontak

Sebagai catatan, pada aplikasi Whatsapp memiliki fitur-fitur unggulan sebagai berikut:

  • Kita dapat mengopersikan Whatsapp yang ada di smartphone melalui PC/laptop dengan mengunduh aplikasi Whatsapp untuk PC dari situs resminya. Hal ini sangat mempermudah terutama dalam berbagi dokumen.
  • Kita dapat mengetahui kapan anggota dari Whatsapp Group kita telah membaca pesan yang kita kirimkan dalam grup.
  • Kita dapat secara rutin mem-backup percakapan kita ke media penyimpanan online (cloud storage).
  • Memiliki fitur pencarian yang sangat baik, berbasis kata (keyword base).
  • Komunikasi yang terenkripsi sehingga terjamin keamanannya.
  • Jumlah user yang dapat tergabung dala satu Whatsapp Group cukup besar, yaitu 256 orang.
  • Stabilitas yang sangat tinggi. Penulis menggunakan Whatsapp dari tahun 2012 dan sampai saat ini percapakan tahun 2012 masih ada dan dapat diakses.
  • Dapat digunakan oleh Smartphone kelas apapun, dari mulai yang basic sampai yang advance.
  • Dapat digunakan untuk free voice call dengan stabilitas koneksi yang cukup baik.
  • Setiap percakapan/grup dapat dibuatkan shortcutnya pada home screen Smartphone Anda, jadi lebih memudahkan untuk mencarinya.
  • Benar-benar free (gratis).

Agar efektif, perhatikan hal-hal berikut ini:

  • Buatlah aturan komunikasinya, seperti bagaimana cara/tata bahasa untuk mengundang meeting, menyampaikan update dan sebagainya.
  • Pastikan ada pemimpinnya.
  • Pastikan jika ada pembaruan aplikasi dari Whatsapp, seluruh anggota grup segera melakukan pembaruan.
  • Lakukan full backup secara rutin, baik percakapan maupun file/media yang dipertukarkan di dalam grup. Lakukan backup ke cloud storage yang direkomendasikan.

Namun perlu dicatat bahwa informasi yang “berseliweran” di aplikasi Group Chat ini sifatnya tidak terstruktur sehingga kurang tepat apabila sarana ini digunakan sebagai media dokumentasi/data repository dalam suatu pekerjaan.

Aplikasi Kedua: Aplikasi untuk Video/Audio Conference

Salah satu ciri khas dalam bekerja kolaboratif adalah kegiatan rapat/pertemuan/meeting.  Saat ini sudah lumrah pertemuan dilakukan tanpa tatap muka secara langsung namun dengan berbantuan sistem. Sering hal ini kita sebut sebagai Video Conference atau Audio Conference jika hanya suara saja. Hal ini kalau kita lakukan akan menghemat cukup waktu dan biaya. Saat ini, seminar sudah sering diselenggarakan secara online yang kita sering dengar dengan naman webinar. Beberapa aplikasi yang dapat kita gunakan untuk Video/Audio Conference adalah OoVoo, Google Hangout dan Skype. Masing-masing sudah dapat langsung di-instal pada Smartphone Anda. Namun rata-rata aplikasi ini memerlukan fitur berbayar apabila kita ingin memanfaatkan fitur-fitur yang canggih (advanced features). Namun berdasarkan pengalaman penulis, fitur-fitur standarnya juga sudah mumpuni.

Beberapa tips untuk menyelenggarakan Video/Audio Conference adalah sebagai berikut:

  • Sebelumnya lakukan konfirmasi waktu terlebih dahulu. Pastikan semua pihak sepakat dengan waktu penyelenggaraan konferensi. Konfirmasi waktu bisa melalui aplikasi Group Chat.
  • Pastikan setiap peserta telah mengisntal versi aplikasi terkini.
  • Pastikan koneksi internet yang cukup baik dan stabil.

Aplikasi ketiga: Aplikasi untuk Remote Presentation

Apabila kita  memerlukan slide presentasi yang dapat dilihat oleh seluruh anggota tim yang terpisah-pisah jaraknya, maka kita dapat menggunakan aplikasi Team Viewer. Aplikasi ini selain dapat digunakan untuk menyelenggarkanan presentasi secara online, dapat digunakan untuk audio conference juga. Namun presenternya harus menggunakan komputer/laptop, sementara pemirsanya dapat menggunakan Smartphone yang terlebih dahulu telah di-instal aplikasi Team Viewer. Namun sebetulnya aplikasi harus berbayar apabila digunakan untuk keperluan profit dan free untuk personal use only.

Tips Mendapatkan Koneksi Internet Murah, Cepat dan Stabil

Seperti yang sudah disampaikan sebelumnya, aplikasi-aplikasi pendukung kerja kolaboratif di atas memerlukan internet yang stabil. Apabila Anda senantiasa berada di luar kantor, atau interet di kantor Anda cenderung lambat dan tidak stabil, maka sudah selayaknya Anda mengusahakan koneksi internet sendiri. Berita baiknya, sejak kehadiran teknologi 4G di Tanah Air, koneksi internet yang stabil dan cepat cukup terjangkau.  Seperti kita ketahui bersama, tekologi 4G menjanjikan kecepatan dan stabilitas data yang luar biasa, mencapai setidaknya 150 Mbps, sehingga – saking cepatnya – secara teori pengguna tidak dapat membedakan antara kerja secara online maupun offline.

Saat ini operator telekomunikasi lebih berfokus kepada penyediaan koneksi internet daripada percakapan, sehingga mereka berlomba-lomba untuk menghadirkan koneksi yang cepat namun murah, dan teknologi 4G memungkinkan hal ini. Di berbagai toko online (seperti bukalapak, OLX, tokopedia, dan sebagainya) bertebaran promo-promo kit sim card 4G yang sudah diisi dengan kuota data sampai dengan 30GB per bulan dengan harga kisaran seratus ribu rupiah saja. Namun harus dipastikan agar Smartphone Anda mendukung teknologi 4G, di mana saat ini dengan uang satu jutaan saja Anda sudah mendapatkan Smartphone 4G yang cukup baik. Saya menyarankan agar Anda membeli Smartphone yang memiliki dua sim card, di mana Anda dapat menggunakan sim card pertama sebagai nomor tetap Anda, dan sim card kedua untuk konseksi internet Anda yang dapat diganti-ganti sesuka Anda mengikuti promo-promo menarik yang ditawarkan oleh operator telekomunikasi.

Untuk memeriksa kecepatan koneksi internet, Anda dapat mengunduh aplikasi Speedtest.net di Smartphone Anda. Apabila hasil dari test diperoleh kecepatan download lebih dari 2 Mbps dan kecepatan upload lebih dari 1 Mbps, maka koneksi internet sudah dapat dikatakan sangat mendukung kerja kolaboratif Anda.

Demikian tips-tips ini semoga dapat berguna bagi Anda, khususnya lebih mengefektifkan kerja kolaboratif Anda.  Selamat mencoba.

oleh: Roni S. Sutrisno, ST, CLA20000, CLA27000, TL9000, CLA9001 – IPQI Chairman

Spread the love
Oh no...This form doesn't exist. Head back to the manage forms page and select a different form.
Oh no...This form doesn't exist. Head back to the manage forms page and select a different form.
Oh no...This form doesn't exist. Head back to the manage forms page and select a different form.
Need Help?