Dokumen dan data-data perusahaan merupakan hal penting yang harus dikelola dan disimpan dengan semaksimal mungkin. Sehingga tidak sedikit perusahaan membentuk bidang khusus untuk mengatur proses pengarsipan dan pengamanan bidang dokumen, berkas-berkas,
Kondisi tersebut yang membuat profesi Document Controller menjadi profesi yang cukup dibutuhkan oleh banyak perusahaan hari ini. Apalagi tupoksi Document Control terus berkembang, tidak hanya sebatas pengarsipan dokumen.
Apa itu Document Control?
Besarnya peran Document Control ini juga diatur secara internasional dalam Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008. Document Control atau pengendali dokumen adalah proses penerbitan, pengesahan, pendistribusian, penyimpanan dan pengendalian, serta pemusnahan dokumen dalam sebuah perusahaan yang dilakukan oleh sebuah tim ataupun perorangan.
Secara umum Document Control bertujuan untuk membantu kelancaran seluruh kebutuhan perusahaan terkait surat-surat, dokumen ataupun data. Termasuk dalam menjamin keamanan dokumen-dokumen perusahaan.
Apa Saja Tugas Document Control?
Keberadaan Document Control memiliki banyak manfaat bagi perusahaan, khususnya di bidang dokumen dan data. Berdasarkan klausul 4.2.3 ISO 9001:2008, berikut tugas-tugas dari Document Control:
- Melaksanakan prosedur pengendalian dokumen.
- Menjamin keakuratan dokumen dan data.
- Melaksanakan pendataan dokumen dengan komprehensif.
- Menjamin distribusi dokumen sesuai dengan prosedur.
- Memperbaiki dokumen yang terdapat kesalahan
- Mengumpulkan data dan informasi yang dibutuhkan perusahaan.
- Bertanggung jawab atas keamanan dan penyimpanan dokumen.
- Bertanggung jawab keamanan dokumen dari kerusakan.
- Memusnahkan dokumen yang telah kadaluarsa
Baca juga:
- Tugas dan Tanggung Jawab Pengendali Dokumen
- Ini Dia Daftar Dokumen Wajib dalam ISO 9001:2015 + Free PDF!
Tips Bagi Document Controller
Seorang Document Control harus memiliki keterampilan khusus dalam menjalankan tugasnya. Berikut tips untuk seorang Document Control
- Menguasai penggunaan software seperti microsoft word, excel, database, spreadsheet dan aplikasi penunjang lainnya.
- Memiliki keterampilan pencatatan yang baik.
- Memiliki ketelitian dan fokus yang tinggi.
- Sering mengevaluasi diri jika melakukan kesalahan
- Meningkatkan kemampuan berkomunikasi
- Terus belajar untuk meningkatkan kemampuan
Sekian ulasan singkat terkait Document Control, sebuah profesi yang kian dibutuhkan oleh perusahaan hari ini dimana data-data informasi menjadi elemen penting bagi perusahaan dalam mengambil keputusan yang tepat.
