Salah satu ungkapan terkenal dari Peter Drucker, seorang konsultan manajemen yaitu “Apa yang diukur akan dilakukan.” Pengukuran menjadi sebuah alat manajemen yang penting, karena membantu perusahaan menentukan apakah pekerjaan berdampak, menunjukkan nilai, mengelola sumber daya, dan memfokuskan upaya peningkatan.
Oleh karena itu, setiap organisasi penting memiliki Key Performance Indicators (KPI). Lalu apa itu KPI? Simak penjelasan berikut ini:
Pengertian Key Performance Indicators
Key Performance Indicators (KPI) adalah indikator kritis (kunci) yang dapat diukur dari kemajuan menuju hasil yang diharapkan. KPI memberikan fokus untuk peningkatan strategis dan operasional, menciptakan dasar analitis untuk pengambilan keputusan, dan membantu memfokuskan perhatian pada hal yang paling penting.
Mengelola organisasi atau perusahaan dilakukan dengan menggunakan KPI. Termasuk menetapkan target atau tingkat kinerja yang diinginkan dan melacak kemajuan terhadap target tersebut.
Mengelola organisasi dengan KPI seringkali berarti bekerja untuk meningkatkan kinerja dengan menggunakan indikator utama, yang merupakan tindakan pendahulu bagi kesuksesan di masa mendatang. Kemudian nantinya akan mendorong dampak yang diinginkan jika terlihat ada langkah – langkah yang lambat .
Prinsip Ideal Key Performance Indicators
Berikut ini adalah penerapan Key Performance Indicators (KPI) yang baik sehingga memberikan dampak positif pada perusahaan atau organisasi.
- Memberikan bukti obyektif tentang kemajuan menuju pencapaian hasil yang diinginkan
- Mengukur apa yang diinginkan untuk diukur sehingga membantu menginformasikan pengambilan keputusan yang lebih baik
- Menawarkan perbandingan yang mengukur tingkat perubahan kinerja dari waktu ke waktu.
- Dapat melacak efisiensi, efektivitas, kualitas, ketepatan waktu, tata kelola, kepatuhan, perilaku, ekonomi, kinerja proyek, kinerja personel, atau pemanfaatan sumber daya.
- Seimbang antara indikator leading (utama) dan lagging (kelambatan).
Langkah-langkah operasional berfokus pada penggunaan sumber daya, proses, dan produksi (output). Langkah-langkah ini “mendorong” hasil yang diinginkan organisasi, dengan beberapa hasil menjadi lebih menengah daripada hasil lainnya, lebih final.
Saat karyawan bekerja untuk lebih memahami hubungan ini, mereka belajar untuk meningkatkan fokus pada tindakan yang mengarah pada hasil strategis yang diinginkan.
Beberapa Jenis Key Performance Indicators
Nilai bisnis akan meningkat ketika organisasi memahami bagaimana berbagai metrik digunakan dan bagaimana jenis pengukuran yang berbeda berkontribusi pada kinerja organisasi. KPI dapat dikategorikan menjadi beberapa jenis, yaitu:
- Input
Mengukur atribut (jumlah, jenis, kualitas) sumber daya yang dikonsumsi dalam proses yang menghasilkan output.
- Pengukuran Proses
Pengukuran proses atau aktivitas berfokus pada bagaimana efisiensi, kualitas, atau konsistensi proses tertentu yang digunakan untuk menghasilkan keluaran tertentu. KPI juga dapat mengukur kontrol pada proses tersebut, seperti alat/peralatan yang digunakan atau pelatihan proses.
- Keluaran
Keluaran adalah ukuran hasil yang menunjukkan berapa banyak pekerjaan yang dilakukan dan menentukan apa yang dihasilkan.
- Hasil
Hasil berfokus pada pencapaian atau dampak, dan diklasifikasikan sebagai Hasil Antara, seperti kesadaran merek pelanggan (akibat langsung dari, katakanlah, keluaran pemasaran atau komunikasi), atau Hasil Akhir, seperti retensi pelanggan atau penjualan (yang didorong oleh peningkatan kesadaran merek)
- Langkah-langkah Proyek
Langkah-langkah proyek menjawab pertanyaan tentang status hasil dan kemajuan dengan proyek atau inisiatif penting.
Langkah-langkah Penerapan Key Performance Indicators
Setiap organisasi membutuhkan langkah strategis dalam operasionalnya. Seluruh rangkaian tindakan dapat dikembangkan untuk membantu memahami seberapa efektif strategi atau operasi dijalankan, berikut langkah yang diterapkan:
- Tindakan Strategis
Tindakan strategis melacak kemajuan menuju sasaran strategis, dengan fokus pada hasil yang diharapkan/diinginkan dari Hasil Akhir atau Hasil Antara. Saat menggunakan balanced scorecard, langkah-langkah strategis ini digunakan untuk mengevaluasi kemajuan organisasi dalam mencapai Sasaran Strategis yang digambarkan dalam masing-masing dari empat perspektif balanced scorecard berikut:
- Pelanggan/Pemangku Kepentingan
- Keuangan
- Proses Internal
- Kapasitas Organisasi
- Tindakan Operasional
Tindakan operasional berfokus pada operasi dan taktik, dan dirancang untuk menginformasikan keputusan yang lebih baik seputar pengiriman produk/layanan sehari-hari atau fungsi operasional lainnya
- Tindakan Proyek
Fokus pada kemajuan dan efektivitas proyek
- Risk Measures
Fokus pada faktor risiko yang dapat mengancam kesuksesan
- Tindakan Karyawan
Fokus pada perilaku, keterampilan, atau kinerja manusia yang diperlukan untuk menjalankan strategi.
Contoh Penerapan Key Performance Indicators
Untuk memahami penerapan KPI, maka bisa dilihat dari sebuah contoh. Katakanlah Anda memiliki bisnis yang menyediakan kopi untuk catering acara. Beberapa input meliputi kopi (pemasok, kualitas, penyimpanan, dll.), air, dan waktu (dalam jam atau biaya karyawan) yang diinvestasikan oleh bisnis. Pengukuran proses dapat berhubungan dengan prosedur pembuatan kopi atau efisiensi atau konsistensi peralatan. Keluaran akan fokus pada kopi itu sendiri (rasa, suhu, kekuatan, gaya, penyajian, aksesori, dll.). Dan hasil yang diinginkan kemungkinan besar akan berfokus pada kepuasan pelanggan dan penjualan. Langkah-langkah proyek akan fokus pada hasil dari setiap proyek atau inisiatif perbaikan besar, seperti kampanye pemasaran baru.
Demikianlah penjelasan tentang Key Performance Indicators (KPI). Pada intinya penerapan KPI akan membuat organisasi menghasilkan produk sesuai dengan hasil yang diharapkan. Tentu ini sangat penting diterapkan untuk kemajuan bisnis dan organisasi.
