Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan (“Undang-Undang Dokumen Perusahaan”) telah mulai berlaku dan diundangkan sejak tahun 1997. Undang-Undang Dokumen Perusahaan tersebut mencabut ketentuan Pasal 6 Kitab Undang-Undang Hukum Dagang dan segala ketentuan perundang-undangan yang bertentangan dengan Undang-Undang Dokumen Perusahaan. Undang-Undang Dokumen Perusahaan mengatur tentang dokumen perusahaan, termasuk pengalihan, pemindahan, penyerahan dan pemusnahan dokumen perusahaan. Dengan berlakunya Undang-Undang Dokumen Perusahaan, maka pengaturan mengenai penyimpanan dokumen menjadi lebih singkat dan ketentuan mengenai pemusnahan dokumen ditentukan sendiri oleh pimpinan perusahaan. Hal ini menjadikan perusahahaan menjadi lebih efektif dan efisien.
Berdasarkan Pasal 1 angka 2 Undang-Undang Dokumen Perusahaan, yang dimaksud dengan dokumen perusahaan adalah data, catatan, dan/atau keterangan yang dibuat dan/atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca, atau didengar (“Dokumen Perusahaan”). Dokumen Perusahaan terdiri dari:
- Dokumen keuangan
Dokumen keuangan terdiri dari:
1. Catatan, yang terdiri dari neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan, rekening jurnal transaksi harian, atau setiap tulisan yang berisi keterangan mengenai hak dan kewajiban serta hal-hal lain yang berkaitan dengan kegiatan suatu perusahaan. Catatan yang berbentuk neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan atau tulisan lain yang menggambarkan neraca dan laba rugi wajib ditandatangani oleh pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk di lingkungan perusahaan yang bersangkutan dan apabila peraturan perundang-undangan yang berkaitan langsung dengan kegiatan perusahaan di bidang tertentu tidak menentukan lain, maka catatan dibuat paling lambat 6 (enam) bulan terhitung sejak akhir tahun buku perusahaan yang bersangkutan.
2. Bukti pembukuan yang terdiri dari warkat-warkat yang digunakan sebagai dasar pembukuan yang mempengaruhi perubahan kekayaan, utang dan modal.
3. data pendukung administrasi keuangan, merupakan data administratif yang berkaitan dengan keuangan untuk digunakan sebagai pendukung penyusunan dan pembuatan dokumen keuangan.
Dokumen-dokumen tersebut di atas merupakan bukti adanya hak dan kewajiban serta kegiatan usaha suatu perusahaan dan wajib disimpan selama 10 (sepuluh) tahun terhitung sejak akhir tahun buku perusahaan yang bersangkutan. Kecuali untuk data pendukung yang tidak merupakan bagian dari bukti pembukuan, jangka waktu penyimpanannya disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan yang bersangkutan.
- Dokumen lainnya
Dokumen lainnya, terdiri dari data atau setiap tulisan yang berisi keterangan yang mempunyai nilai guna bagi perusahaan meskipun tidak terkait langsung dengan dokumen keuangan. Jangka waktu penyimpanan dokumen ini ditetapkan berdasarkan nilai guna dokumen tersebut.
Dalam rangka kemajuan teknologi, maka Dokumen Perusahaan dapat dialihkan ke dalam mikrofilm atau media lainnya dan dokumen yang dimuat di dalamnya tetap dianggap sebagai alat bukti yang sah. Pengalihan tersebut wajib untuk dilegalisasi oleh pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk di lingkungan perusahaan yang bersangkutan, dengan dibuatkan berita acara.
Pengaturan mengenai pemusnahan dokumen keuangan dilaksanakan berdasarkan keputusan pimpinan perusahaan. Pimpinan perusahaan tersebut atau pejabat lain yang ditunjuk bertanggungjawab atas segala kerugian perusahaan dan/atau pihak ketiga sebagai akibat dari pemusnahan Dokumen Perusahaan, dalam hal:
pemusnahan Dokumen Perusahaan dilakukan sebelum habis jangka waktu penyimpanan; atau
- pemusnahan Dokumen Perusahaan dilakukan, sedangkan diketahui atau patut diketahui bahwa Dokumen Perusahaan tersebut masih tetap harus disimpan, karena mempunyai nilai guna baik yang berkaitan dengan kekayaan, hak dan kewajiban perusahaan maupun kepentingan lainnya.
Uly Simamora
hukumperseroanterbatas.com
