(bagian 5) Mengenal Six Sigma secara Sederhana

Rate this post

Dear All Productivity and Quality Professional berikut secara bertahap kami akan sampaikan tulisan mengenai six sigma yang coba dipaparkan secara sederhana oleh Penulis. Penulis Gede Manggala adalah seorang praktisi Continuous Improvement-Certified Lean Six Sigma Master Black Belt dan saat ini menangani projek konsultansi perusahaan Migas Asing Terbesar di Indonesia.

Spesialisasinya dalam process improvement  dan mendapat pengakuan sebagai Lean Six Sigma Master Black Belt. Berdasarkan pengalamannya itulah ia mencoba merombak ulang dan “mengunyah” kembali berbagai konsep terapan terhebat process improvement yang sulit dipahami menjadi konsep sederhana yang lebih mudah dipahami dan diterapkan dalam proses bisnis sehari-hari, tentunya tanpa mengurangi esensi konsep-konsep tersebut.

2. MEASURE
Dengan berbekal data yang sudah dikimpulkan sebelumya, team BP membuat Pareto Chart Penyebab Panjangnya Antrian dan Process Flow Diagram dari aktivitas nasabah dan teller dalam proses transaksi. Hasilnya bisa dilihat pada Gambar 23 dan Gambar 24.
Catatan:
Banyak analisis dengan statistik yang bisa dilakukan pada fase pengukuran berdasarkan data yang telah terkumpul. Misalnya data laju datangnya pelanggan bisa dianalisis dengan distribusi Poisson untuk mendapatkan rata-rata kedatangan. Dari situ optimasi kecepatan aktivitas teller (termasuk menentukan jumlah teller yang sesuai bisa dilakukan dengan tool yang berbasis Queue Theory). Banyak software Operation Management menyediakan feature ini. Selain itu pada fase measure ini, untuk tiap variabel perlu dilakukan Meassurement System Analysis atau Gage R&R (Repeatability & Reproducibility) untuk mengevaluasi apakah alat ukur kita cukup baik untuk keperluan proyek perbaikan proses.

Selain itu, tentu saja sangat penting untuk membuatkan run chart dari waktu rata-rata nasabah mengantri serta waktu rata-rata teller melayani satu nasabah. Namun untuk lebih menyingkat pembahasan, analisa diatas tidak ditampilkan dalam contoh ini.

3. ANALYZE


Diah, Agung, dan Ratna sedang memandangi data-data dan gambar-gambar yang telah mereka kumpulkan ketika Donny memasuki ruangan rapat kecil di gedung mereka. “Dari diagram pareto, kelihatannya panjangnya antrian banyak disebabkan oleh Form Transaksi, Mas.” Ratna membuka percakapan,” Tapi saya tidak tahu bagaimana cara memperbaiki proses kita; form kita kan sudah standar dan sudah dicetak dalam jumlah banyak.” Semua terdiam dambil berpikir keras. Agung kemudian mengeluarkan idenya untuk membuat “diagram tulang ikan” seperti yang dipelajarinya di bangku kuliah. Donny terdiam dan lalu tersenyum sambil berkata, “Sepertinya kita perlu kembali ke Lembang rame-rame..!”
Singkat cerita, pada Jumat jam 2 siang, rombongan kecil BP yang terdiri dari tim inti Six Sigma dan beberapa manajer kembali berkumpul di sebuah ruangan hotel di Lembang untuk melakukan analisis faktor-faktor yang membuat waktu pelayanan menjadi seperti sekarang yang akibatnya antrian selalu panjang. Data-data yang telah dikumpulkan dan dibuat grafik, mereka siapkan untuk menjadi bahan diskusi. Setelah melalui diskusi serius yang panjang diselingi tawa keras dan “gorengan“, akhirnya mereka berhasil membuat diagram tulang ikan (atau Cause and Effect/CE-CNX Diagram) seperti pada Gambar 25.

Dari hasil diskusi Lembang tersebut, mereka mendapatkan bahwa kebanyakan nasabah bingung mengisi form transaksi karena terlalu banyak yang perlu diisi dan lay-out nya sangat membingungkan. Hal itulah salah satu yang menyebabkan para teller mesti selalu hati-hati memeriksa form yang sudah diisi agar tidak terjadi kesalahan. Memang ternyata menurut Pak

Iwan, banyak teller yang mengeluh karena hampir 70% form diisi dengan salah oleh nasabah sehingga form yang seharusnya tinggal diserahkan kepada teller, akhirnya harus diperbaiki didepan teller.
Hal lain yang mengemuka adalah mengenai kurang jelasnya prosedur pengisian data transaksi kedalam komputer; hal ini menyebabkan para karyawan baru harus terus bertanya kepada teller yang sudah senior. Semua peserta diskusi setuju bahwa jika kedua hal utama diatas diperbaiki, maka akan terjadi peningkatan kecepatan pelayanan serta pengurangan antrian di counter.
Dari hasil tersebut, tim Six Sigma BP kemudian menggabungkan semua data yang telah terkumpul dari Januari sampai Agustus 2004 dirangkum dalam tabel sederhana digabungkan dengan target dari perbaikan tersebut. Dari situ bisa terlihat gap antara kinerja bulanan dan target yang dituju. Tabel diatas adalah scorecard dari tim tersebut. Dari semua hasil yang telah dikumpulkan Donny dkk sekarang sudah siap masuk ke fase perbaikan.

Catatan:

Pada fase analisa, banyak tool yang bisa digunakan untuk menentukan faktor apa yang menjadi sumber variasi; yang apabila faktor tersebut kita perbaiki, maka keseluruhan proses akan menjadi lebih terkontrol. Selain dengan Cause & Effect Diagram, tool lain yang biasa digunakan antara lain Regresi dan Design of Experiment.
Data-data bisa dianalisa dengan run chart dan control chart sesuai dengan kebutuhan serta bisa dilakukan perhitungan process capability dari kondisi yang ada (sebelum dilakukan perubahan).

Bersambung…

Diambil dari

Mengenal Six Sigma secara Sederhana

Gede Manggala

 

 

Spread the love
Oh no...This form doesn't exist. Head back to the manage forms page and select a different form.
Oh no...This form doesn't exist. Head back to the manage forms page and select a different form.
Oh no...This form doesn't exist. Head back to the manage forms page and select a different form.
Need Help?