Berdasarkan hasil survey, 70% permasalahan yang timbul di tempat kerja disebabkan karena lemahnya komunikasi dalam kerjasama team (team work). Beberapa diantaranya yang sering terjadi adalah:
- Banyak laporan yang baru di follow up & diberikan kepada atasan setelah diminta atau di ingatkan beberapa kali.
- Tidak ada laporan hasil maupun progres/perkembangan dari tugas- tugas yang diberikan.
- Banyak laporan dan informasi yang disampaikan tidak jelas & berdasarkan fakta dan data.
- Berbagai macam kesalahan dalam pengambilan keputusan terhadap tim karena data yang tidak akurat maupun data fiktif.
- Merasa segan dan tidak mau bertanya pada atasan bila ada masalah, kesulitan maupun hal-hal yang meragukan
- dll
Bayangkan betapa sangat disayangkannya bila performa suatu pekerjaan tidak tercapai bahkan gagal hanya karena permasalahan kurangnya masalah komunikasi di antara tim yang terlibat. Dan yang lebih disayangkan lagi, hal itu terjadi di jaman teknologi informasi dan komunikasi yang sudah secanggih sekarang.
Jauh sebelum berkembangnya teknologi informasi dan komunikasi seperti yang kita alami saat ini, para pebisnis Jepang telah memperkenalkan HORENSO untuk menerapkan komunikasi yang efektif di lingkungan kerja mereka. Sehingga HORENSO menjadi salah satu solusi terbaik untuk menangani permasalahan komunikasi ini.
HORENSO merupakan budaya komunikasi bisnis yang dilakukan oleh perusahaan-perusahaan Jepang. Budaya komunikasi HORENSO ini dianggap sebagai salah satu kunci sukses bisnis perusahaan-perusahaan Jepang yang sangat memperhatikan sekali tahapan-tahapan proses untuk mencapai target atau sasaran serta menitik beratkan keberhasilan pada kerja sama tim. Budaya komunikasi HORENSO ini berdiri di atas 3 pilar utama yang senantiasa dilakukan secara selaras dan konsisten yaitu:
- Houkoku ( melaporkan ),
- Renraku( menginformasikan )
- Soudan( mengkonsultasikan ).
Dengan 3 pilar utama ini setiap penyimpangan yang terjadi dapat segera diketahui dan ditanggulangi sedini mungkin.
Hokoku (Report / Melaporkan)
Hokoku adalah pelaporan atas progress atau perkembangan suatu pekerjaan, tugas yang diberikan atau permasalahan yang terjadi. Hal yang perlu diperhatikan dalam Hokoku adalah fakta. Fakta ditekankan pada 5W+2H (what, who, when, where, why, how, how much/many). Artinya pada saat anda melaporkan progress pekerjaan atau tugas yang diberikan, anda harus sudah siap dengan semua aspek tersebut (5W+2H).
WHAT : Apa tugasnya
WHO : Siapa yang bertanggung jawab melakukan (PIC)
WHEN : Kapan akan dimulai dan Kapan harus selesai
WHERE :Dimana tugas itu akan dilakuka
WHY : Alasan tugas itu harus dilakukan dan apa konsekwensinya bila tidak tercapai.
HOW : Bagaimana cara mengerjakannya
HOW MANY : Target Objective yang diharapkan
Karakteristik budaya kerja Jepang lebih mementingkan progress suatu proses daripada result. Ini sangat berbeda dengan budaya barat yang kental dengan nuansa result oriented. Jadi bila anda diberi tugas, jangan lupa untuk selalu memberi laporan progress. Atasan anda yang orang Jepang akan merasa senang bila diberi tahu kemajuan setiap aktivitas sekecil apapun, karena mereka merasa dilibatkan dan bisa menjaga komunikasi dengan baik bersama bawahannya.
Renraku (Information / Menginformasikan)
Renraku merupakan aktifitas berkomunikasi dan saling memberikan informasi dengan rekan kerja, atasan dan bawahan di internal departemen maupun lintas departemen mengenai pekerjaan yang sedang ditangani. Progress pekerjaan anda sebaiknya diinformasikan ke departemen lain yang mungkin terkait dengan pekerjaan tersebut. Dengan demikian dapat membuka peluang masuknya ide-ide tambahan dari bagian lain agar hasilnya menjadi lebih baik.
Komunikasi antar departemen biasanya baru terjadi ketika ada permasalahan/komplain. Hal ini semakin parah karena yang terjadi bukan semangat mencari solusi tetapi malah saling menyudutkan, saling tuding dan saling menyalahkan. Misalnya komunikasi antara departemen produksi dengan quality control (QC). Ketika konsumen me-reject produk perusahaan, yang terjadi adalah saling menyalahkan antara dua departemen tersebut. Jika hal ini terjadi, tentu hubungan antar departemen tidak akan berjalan dengan baik.
Untuk menciptakan sistem komunikasi yang efektif dan interaktif, perlu komunikasi terbuka dari dua arah, yang terdiri dari;
- Keterbukaan keluar (Share), yaitu kesediaan untuk memberikan pengetahuan, bantuan dan masukan kepada anggota lain atau bagian lain.
- Keterbukaan ke dalam (Open Minded), yaitu kesediaan untuk menerima pengetahuan, bantuan dan masukan dari anggota lain atau bagian / departemen lain.
| Kualitas Komunikasi | Deskripsi |
| Positiviness | Bersikap dan berpikir positif, menilai sesuatu dari sisi positif. |
| Supportiveness | Saling mendukung, saling memberikan manfaat semaksimal mungkin. |
| Openness | Adanya keterbukaan, tidak ada yang ditutup-tutupi atau disembunyikan. Segala sesuatu harus apa adanya dan apa yang sebenarnya. |
| Equality | Menciptakan suasana komunikasi yang setara dan porsi yang seimbang dalam membahas sesuatu. |
| Emphaty | Memahami perasaan orang lain. Berpikir di posisi lawan bicara “Andai saya di posisi dia,……” |
Soudan (Consult / Mengkonsultasikan)
Soudan adalah aktifitas melakukan konsultasi antara anda dengan atasan, terutama apabila sedang menemui masalah di dalam pekerjaan. Apapun dan sekecil apapun permasalahan ataupun keraguan yang dapat berpotensi menyebabkan kesalahan atau kesalah pahaman, anda perlu konsultasikan.
Atasan kita yang orang Jepang sangat senang dengan bawahannya yang aktif melaksanakan proses Soudan ini. Namun ada hal penting yang perlu diperhatikan dalam menerapkan Soudan, dimana sebelum anda maju ke atasan, anda diminta sudah mempunyai ide konsep yang akan dikonsultasikan, sehingga proses konsultasi dalam Soudan lebih ke arah diskusi penyampaian ide/konsep dasar anda untuk kemudian dilakukan ”final touch” atau diperbagus dan disetujui oleh atasan sebelum dieksekusi. Jangan sesekali berkonsultasi atau mengajukan permasalahan anda ke atasan tanpa membawa ide solusi kepadanya dan jangan terlalu mengharapkan atasan akan langsung memberi solusi terhadap kesulitan anda. Tidak jarang, atasan menghendaki anda mampu menyelesaikan setiap masalah pekerjaan.
Dengan menerapkan HORENSO di lingkungan pekerjaan kita, dapat meningkatkan kinerja tim yang terlibat dalam setiap aktifitas pekerjaan tersebut, sehingga dapat pula mencapai performa perkerjaan yang lebih optimal dan efektif.
Terima Kasih
Penulis
Edward Librianus
IPQI Technical Manager
